A fatura, conhecida como "invoice" em inglês, desempenha um papel fundamental no comércio internacional, seja na exportação de produtos ou na prestação de serviços. A Invoice é emitida pelo fornecedor de produtos ou serviços, sendo que a tradução literal da palavra é "nota fiscal" ou "fatura". Portanto, é o instrumento utilizado para formalizar uma transação comercial. No invoice, encontram-se informações essenciais, como a descrição detalhada do produto ou serviço, a quantidade, o preço e os termos de pagamento. Se você estiver adquirindo um produto ou contratando um serviço no exterior, é provável que o documento esteja redigido no idioma do país de origem. Além disso, a Invoice é um documento que registra e formaliza a intenção de compra e venda. Às vezes, também é chamada de "Fatura Proforma" e é utilizada principalmente para fins informativos, assemelhando-se a um orçamento ou uma proposta de negociação. É importante destacar que a invoice não possui implicações fiscais ou caráter oficial, e o importador tem o direito de aprová-la ou rejeitá-la. Isso significa que, ao gerar esse documento, o emissor está comunicando sua intenção, não emitindo uma ordem de pagamento. Devido a esses aspectos, a Proforma Invoice pode gerar dúvidas, assim como outros procedimentos burocráticos no comércio internacional. Acompanhe os próximos parágrafos para entender como funciona o invoice. LEIA MAIS: O que é nota fiscal de remessa? Como emitir o invoice?Este documento deve ser gerado sempre que serviços forem prestados no exterior, a fim de validar o recebimento por esses serviços. Profissionais da área de tecnologia, por exemplo, geralmente estão mais familiarizados com o mercado de trabalho em outros países e, portanto, devem estar particularmente atentos às diretrizes para a elaboração da fatura. Devido à impossibilidade de optar pelo registro como Microempreendedor Individual (MEI), desenvolvedores muitas vezes precisam emitir não apenas a fatura, mas também a nota fiscal de prestação de serviços, inclusive para serviços exportados, independentemente de o contratante ser uma pessoa física ou jurídica. É importante destacar que, embora não seja obrigatória, a emissão da fatura é recomendada mesmo em transações de valor inferior a 3.000 dólares americanos. Isso simplifica o registro de recebimentos e previne possíveis problemas futuros em relação à conformidade fiscal. Para preencher o documento, é essencial contar com as seguintes informações:
Não existe um modelo de fatura padrão que todas as empresas precisem seguir, permitindo assim a utilização de modelos prontos ou a criação de um layout personalizado, desde que todas as informações obrigatórias estejam presentes no documento. Além disso, é aconselhável que a fatura seja redigida no idioma do contratante no exterior ou em inglês, para garantir uma melhor compreensão por parte de todos os envolvidos. LEIA MAIS: Como consultar nota fiscal? Como pagar o invoice?O pagamento da fatura invoice é realizado por meio de uma remessa internacional, a qual pode ser conduzida através de transferência bancária ou ordem de pagamento. A maioria das transferências pode ser efetuada de forma online e por meio de diversas instituições, incluindo plataformas especializadas em remessas internacionais, bancos e casas de câmbio. Além disso, para a prestação de serviços no exterior, é essencial efetuar o registro no Siscoserv (Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio). Esse sistema foi criado com o propósito de controlar os dados relativos às importações e exportações de serviços para o exterior. Modelo de invoiceAntes de utilizar o modelo de invoice que iremos fornecer abaixo, é importante lembrar que este é apenas um modelo genérico e que você deve fazer as adaptações necessárias de acordo com as suas necessidades.
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Até antes do dia 01 de setembro de 2023, as notas fiscais eletrônicas (NFS-e) emitidas pelos Microempreendedores Individuais (MEIs) eram geradas nos sistemas das prefeituras municipais, o que significa que cada município possuía seu próprio modelo de emissão de nota fiscal. A partir desta data, todos os MEIs passaram a utilizar um sistema unificado para emitir notas de prestação de serviços, seguindo um padrão nacional. A obrigatoriedade de adotar o padrão nacional para as NFS-e está em vigor, portanto, os MEIs devem acessar o sistema nacional para se familiarizar com ele. Para emitir uma nota no sistema federal, será necessário fazer um cadastro no Portal Nacional de emissão de NFS-e para obter um código de acesso e uma senha. A partir de 01 de setembro de 2023, os logins nos sistemas de emissão de notas eletrônicas das prefeituras municipais serão desativados. Além disso, a Prefeitura de São Paulo anunciou que o aplicativo MEI Nota Fácil não estará mais disponível para download. Para aqueles MEIs que precisarem emitir notas retroativas, converter o Recibo Provisório de Serviços (RPS) referente a um período anterior a 01/09/2023 ou realizar substituições e cancelamentos de notas emitidas antes dessa data, a Prefeitura do Município de São Paulo informou que essas ações devem ser realizadas no sistema da NFS-e da própria prefeitura, conforme comunicado em seu site. Emissão de Nota Fiscal para MEIVeja como você pode emitir suas notas fiscais sendo um MEI. - Acesso por meio do site gov.br - O MEI pode realizar o login no site do governo federal. Para fazer a integração com a plataforma do governo é necessário ter os selos Prata ou Ouro. - Emissão de PDFs das notas - Uma atualização que passou a estar disponível é a geração de Danfse em formato PDF. Assim, é possível compartilhar o documento. Para emitir a NFS-e pelo computador, siga o seguinte guia passo a passo:
Emissão da Nota Fiscal:
Emissão Simplificada:
No caso da opção "Emissão Simplificada", o empresário pode utilizar apenas os serviços previamente cadastrados em "Serviços Favoritos" para emitir a NFS-e. É necessário preencher apenas os dados do CPF ou CNPJ do cliente (opcional) e o valor do serviço prestado. 2. Após o preenchimento dos dados, a NFS-e estará pronta. Emissão Completa: A opção "Emissão Completa" é obrigatória para certos tipos de prestação de serviços, como exportação e serviços onde o ISSQN é devido no local do tomador. Para emitir a nota fiscal completa pelo portal web, clique no ícone marcado na imagem abaixo e selecione "Emissão Completa". Certifique-se de preencher todos os campos necessários para evitar erros na geração da nota. Lembre-se de que o preenchimento da descrição do serviço e seu valor são obrigatórios. Na "Emissão Completa", o MEI pode escolher um serviço mesmo que não esteja cadastrado nos favoritos. O tomador do serviço, ou seja, a pessoa que está recebendo a prestação de serviços, não é obrigatório, mas se desejar incluí-lo, você pode preencher os dados do CPF/CNPJ e os detalhes serão puxados da Receita Federal, além de poder incluir opcionalmente telefone e e-mail. No preenchimento do endereço, preste atenção aos dados fornecidos e evite deixar espaços em branco, pois isso pode gerar erros na emissão da nota. Antes de emitir a nota, é possível revisar todas as informações preenchidas anteriormente. Após seguir esses passos, você estará pronto para emitir a sua nota fiscal com sucesso. Anteriormente, a visualização de documentos fiscais através da chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) era realizada no portal da Sefaz, porém, muitas plataformas ofereciam cópias do arquivo XML sem valor legal. A Confaz implementou mudanças para assegurar a segurança da informação empresarial, restringindo a consulta de NFes sem chave de acesso ao uso de certificado digital. A legislação exige a guarda dos arquivos XML das NFes por 5 anos, tanto para emitentes quanto destinatários, conforme a PORTARIA CAT Nº 162/2008. O não cumprimento dessa obrigação pode acarretar multas de até 1 mil reais por XML não apresentado. A consulta automatizada de NFes sem chave de acesso pode ser feita por meio de certificado digital A1 ou A3. Como consultar uma nota fiscal pelo Portal Nacional da NFeNo Portal Nacional da NFe, é possível acessar e baixar Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) gratuitamente. Além da consulta de NFes, o portal oferece informações úteis como perguntas frequentes e manuais. Para consultar uma NFe pelo número da nota, siga estes passos:
A consulta exibe informações essenciais no cabeçalho e status no rodapé, indicando a autorização, denegação, cancelamento, rejeição ou outras situações. Os dados detalhados estão organizados em abas, incluindo NFe, Emitente, Destinatário, Produtos e Serviços, Totais, Transporte, Cobrança e Informações adicionais. LEIA MAIS: Como emitir Nota Fiscal de Remessa? Por que manter as notas fiscais organizadas?Manter a organização das notas fiscais emitidas e ter domínio sobre o processo de emissão de notas fiscais são práticas fundamentais para qualquer empresa, independentemente do tamanho ou setor. A importância dessas medidas reside em vários aspectos críticos:
Em resumo, a organização e o domínio sobre a emissão de notas fiscais são vitais para garantir a conformidade legal, a precisão financeira, a transparência, a eficiência operacional e a tomada de decisões informadas. Essas práticas contribuem diretamente para o sucesso a longo prazo da empresa, minimizando riscos e otimizando processos. Imagine a segurança de ter suas transações em perfeita ordem, cada detalhe capturado com clareza e exatidão. Ao dominar a emissão de notas fiscais, você está no comando absoluto. Não só você evita multas e dores de cabeça legais, mas também se projeta como um parceiro de negócios confiável, que opera com transparência e eficiência. Além disso, quando você tem o controle total das notas fiscais, desvenda insights ocultos que podem transformar sua estratégia empresarial. Identificar tendências, otimizar fluxo de caixa e tomar decisões mais inteligentes se torna uma realidade palpável. Seja o mestre da sua operação - dominar a emissão de notas fiscais não é apenas uma necessidade, é a chave para desbloquear o sucesso duradouro. Deixe o caos para trás e entre no reino do controle absoluto. Faça usa matrícula agora no Curso online de Nota Fiscal. Destrave agora e matricule-se aqui: www.desenvolvecursos.com/nota-fiscal O MEI, ou Microempreendedor Individual, é uma categoria jurídica criada no Brasil com o objetivo de formalizar e simplificar a vida de pequenos empreendedores, autônomos e microempresários que faturam até um determinado limite anual. O MEI permite que essas pessoas exerçam suas atividades de maneira legalizada, com direito a diversos benefícios e menor burocracia em relação às obrigações fiscais e trabalhistas. Para se enquadrar como MEI, é necessário atender a certos critérios, como ter faturamento limitado a R$ 81.000,00 por ano e exercer uma das atividades econômicas previstas pela legislação para essa categoria. LEIA MAIS: Como migrar para o Simples Nacional Obrigações do MEIApesar de ser um modelo de empreendimento simplificado, o MEI possui várias obrigações e seguem normas semelhantes a todas as outras empresas, independentemente do modelo tributário que estão inseridas. Porém, quanto às obrigações fiscais do MEI, elas são bastante simplificadas em relação a outras formas de empresas. As principais obrigações fiscais do MEI incluem:
Lembrando que é sempre recomendável consultar fontes oficiais ou um contador atualizado para obter informações precisas e atualizadas sobre as obrigações fiscais do MEI. Curso online de Nota Fiscal completo e passo a passo com certificado de conclusão Emissão de Nota FiscalPara realizar a emissão de notas fiscais, o MEI precisa realizar processos semelhantes a qualquer outra empresa. Abaixo vamos detalhar o passo a passo do que você precisa fazer para estar apto para emissão de nota fiscal como MEI. CredenciamentoPara utilizar o sistema da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é imprescindível que se realize a solicitação de credenciamento junto à Secretaria da Fazenda estadual ou municipal vinculada à localidade de registro da empresa. No cenário em que a empresa atue em múltiplas unidades federativas, esse processo deve ser repetido em cada jurisdição correspondente. O aplicativo emissor da NF-e, fundamental para o procedimento, está acessível para download gratuito no site do Sebrae São Paulo. Após ser instalado no dispositivo do contribuinte, esse programa habilita a emissão da NF-e, viabilizando a criação do arquivo digital. Além desse recurso, o aplicativo possibilita a administração das notas fiscais, inclusive o seu cancelamento, e engloba outras funcionalidades relevantes, como a capacidade de cadastrar clientes, produtos e transportadoras. Vale ressaltar que o MEI pode optar por um outro sistema emissor de nota fiscal. Obtenha o Certificado DigitalApós ter realizado o processo de credenciamento, é necessário adquirir um certificado digital por intermédio de uma das Autoridades Certificadoras que operam sob a ICP-Brasil. Esse documento desempenha o papel de uma assinatura eletrônica que valida a emissão das notas fiscais eletrônicas. Preencha a nota fiscalApós a conclusão de todos os passos acima mencionados, basta proceder ao preenchimento da nota fiscal, seguindo as informações do contratante ou cliente, assim como o valor correspondente ao produto ou serviço fornecido.
No caso de eventuais erros de digitação, informações equivocadas ou até mesmo na situação em que a transação comercial é cancelada, é importante saber que, em alguns estados, é viável solicitar o cancelamento da nota fiscal eletrônica até 24 horas após a sua emissão. Para obter mais detalhes a respeito desse procedimento, consulte o conteúdo disponibilizado. A nota fiscal de remessa é um registro que é empregado toda vez que uma mercadoria é deslocada para fora das dependências da sua empresa. Em geral, é comum que esteja livre de impostos ou sob suspensão tributária. Essa vantagem está sujeita à legislação estadual vigente no local da empresa. Caso um agente fiscal identifique que um item foi retirado da sua empresa sem o devido documento fiscal, é possível que haja penalidades, uma vez que toda mercadoria deve ser acompanhada de um registro fiscal. Dessa forma, sua empresa corre o risco de ser multada e sofrer sanções caso não cumpra essa exigência em tais operações. LEIA MAIS: O que é CEST na nota fiscal? O que é nota fiscal de remessa?A nota fiscal de remessa é um documento fiscal utilizado para registrar o transporte temporário de mercadorias ou bens para determinadas finalidades específicas, sem que haja a ocorrência de venda ou transferência de propriedade. Essa nota fiscal é utilizada para comprovar que os produtos estão sendo enviados para fora do estabelecimento comercial ou industrial, porém, serão retornados posteriormente. As situações mais comuns em que a nota fiscal de remessa é utilizada são:
A nota fiscal de remessa é essencial para fins de controle fiscal, garantindo que o transporte temporário dos bens seja devidamente documentado e amparado legalmente, evitando problemas com o Fisco. É importante destacar que, ao retornar a mercadoria ou bem ao estabelecimento de origem, deve-se emitir a nota fiscal de retorno para encerrar o ciclo da operação. As principais informações que são solicitadas ao realizar o preenchimento da nota fiscal de remessa incluem:
LEIA MAIS: Como emitir nota fiscal de devolução CFOP e natureza da operaçãoComo preencher o CFOP e a natureza da operação na nota de remessa pode gerar dúvidas, mas é fundamental para a correta emissão do documento. A natureza da operação é determinada pela transação realizada, sendo necessário emitir o tipo de nota fiscal adequado para cada caso. Você pode consultar a tabela de CFOP da Receita Federal acessando este link: http://www.nfe.fazenda.gov.br/PORTAL/principal.aspx Lembre-se de que os CFOPs que começam com 5 e 6 se referem a saídas, enquanto aqueles que iniciam com 1 e 2 correspondem a entradas. Por exemplo, para emitir uma nota fiscal de remessa para conserto com destino a empresas do mesmo estado, utilize o CFOP 5.915; para empresas de outros estados, utilize o CFOP 6.915. Quando a mercadoria retornar, emita uma nota fiscal de retorno de conserto com o CFOP 5.916 ou 6.916 e, em seu sistema, registre a entrada utilizando os CFOPs 1.916 ou 2.916, respectivamente. Como emitir uma nota fiscal de remessaPara emitir uma nota fiscal de remessa, siga este passo a passo:
Lembre-se de que a emissão da nota fiscal de remessa é obrigatória para garantir a legalidade da operação de transporte temporário de mercadorias ou bens, evitando problemas com a fiscalização e garantindo a devida documentação para o retorno dos itens à empresa. |
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