Como emitir nota fiscal de devolução

A emissão da nota fiscal de devolução deve ser realizada de forma semelhante a emissão de uma nota fiscal de origem da mercadoria, visto que ela possui a intenção de invalidar a operação comercialmente falando.

Com o avanço da Internet e o crescimento das compras online, é cada vez mais comum que clientes que adquirem produtos pela internet optem por devolvê-los. Em algumas situações, isso ocorre devido ao tamanho inadequado das roupas, enquanto em outras ocasiões, ocorre devido a defeitos nos produtos recebidos.

Além disso, é possível que as empresas fabricantes recebam matérias-primas danificadas, exigindo, assim, sua devolução. É nesse contexto que se torna necessário o uso das notas fiscais de devolução.

Neste artigo você aprenderá como emitir nota fiscal de devolução no emissor gratuito ou em qualquer outro seguindo passos simples. Além disso, verá em detalhes tudo o que envolve a nota fiscal de devolução.

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O que é nota fiscal de devolução?

Uma nota fiscal de devolução é um documento fiscal emitido quando ocorre a devolução de mercadorias ou serviços por parte do comprador ao vendedor. Essa devolução pode acontecer por diversos motivos, como insatisfação com o produto, defeito, erro na entrega ou qualquer outra circunstância que justifique a devolução.

A nota fiscal de devolução é utilizada para registrar a operação e formalizar a devolução perante a legislação tributária. Ela contém informações como dados do comprador e vendedor, descrição dos produtos ou serviços devolvidos, valores, impostos e demais informações relevantes.

Ao emitir uma nota fiscal de devolução, o vendedor deve informar o motivo da devolução e indicar os mesmos valores e dados presentes na nota fiscal original de venda, mas com valores negativos ou alterações que reflitam corretamente a devolução. Isso ajuda a manter a rastreabilidade e a consistência das informações fiscais.
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A nota fiscal de devolução é importante tanto para o vendedor quanto para o comprador, pois permite o registro contábil da operação, o controle de estoque e a regularização dos impostos pagos ou creditados. Além disso, ela pode ser exigida em casos de auditorias fiscais e serve como comprovante legal da devolução realizada.

Nota fiscal de devolução: CFOP

Em transações utilizando notas fiscais de devolução, o CFOP mais utilizado é o 5202 (Devolução de compra para comercialização. Classificam-se neste código as devoluções de mercadorias adquiridas para serem comercializadas, cujas entradas tenham sido classificadas como “Compra para comercialização”).
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Abaixo você pode conferir uma lista com todos os códigos CFOP que estão ligados à devolução:

​1.201 – Devolução de venda de produção do estabelecimento
1.202 – Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros
1.203 – Devolução de venda de produção do estabelecimento, destinada à Zona Franca de Manaus ou ALC
1.204 – Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, destinada à Zona Franca de Manaus ou ALC
1.208 – Devolução de produção do estabelecimento, remetida em transferência
1.209 – Devolução de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, remetida em transferência
1.410 – Devolução de venda de produção do estabelecimento em operação com produto sujeito ao regime de substituição tributária
1.411 – Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária
1.503 – Entrada decorrente de devolução de produto remetido com fim específico de exportação, de produção do estabelecimento
1.504 – Entrada decorrente de devolução de mercadoria remetida com fim específico de exportação, adquirida ou recebida de terceiros
1.505 – Entrada decorrente de devolução simbólica de mercadorias remetidas para formação de lote de exportação, de produtos industrializados ou produzidos pelo próprio estabelecimento
1.506 – Entrada decorrente de devolução simbólica de mercadorias, adquiridas ou recebidas de terceiros, remetidas para formação de lote de exportação
1.553 – Devolução de venda de bem do ativo imobilizado
1.660 – Devolução de venda de combustível ou lubrificante destinado à industrialização subsequente
1.661 – Devolução de venda de combustível ou lubrificante destinado à comercialização
1.662 – Devolução de venda de combustível ou lubrificante destinado a consumidor ou usuário final
1.918 – Devolução de mercadoria remetida em consignação mercantil ou industrial
1.919 – Devolução simbólica de mercadoria vendida ou utilizada em processo industrial, remetida anteriormente em consignação mercantil ou industrial
2.201 – Devolução de venda de produção do estabelecimento
2.202 – Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros
2.203 – Devolução de venda de produção do estabelecimento, destinada à Zona Franca de Manaus ou ALC
2.204 – Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, destinada à Zona Franca de Manaus ou ALC
2.208 – Devolução de produção do estabelecimento, remetida em transferência
2.209 – Devolução de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, remetida em transferência
2.410 – Devolução de venda de produção do estabelecimento em operação com produto sujeito ao regime de substituição tributária
2.411 – Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária
2.503 – Entrada decorrente de devolução de produto remetido com fim específico de exportação, de produção do estabelecimento
2.504 – Entrada decorrente de devolução de mercadoria remetida com fim específico de exportação, adquirida ou recebida de terceiros
2.505 – Entrada decorrente de devolução simbólica de mercadorias remetidas para formação de lote de exportação, de produtos industrializados ou produzidos pelo próprio estabelecimento
2.506 – Entrada decorrente de devolução simbólica de mercadorias, adquiridas ou recebidas de terceiros, remetidas para formação de lote de exportação
2.553 – Devolução de venda de bem do ativo imobilizado
2.660 – Devolução de venda de combustível ou lubrificante destinado à industrialização subsequente
2.661 – Devolução de venda de combustível ou lubrificante destinado à comercialização
2.662 – Devolução de venda de combustível ou lubrificante destinado a consumidor ou usuário final
2.918 – Devolução de mercadoria remetida em consignação mercantil ou industrial
2.919 – Devolução simbólica de mercadoria vendida ou utilizada em processo industrial, remetida anteriormente em consignação mercantil ou industrial
3.201 – Devolução de venda de produção do estabelecimento
3.202 – Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros
3.211 – Devolução de venda de produção do estabelecimento sob o regime de “drawback”
3.503 – Devolução de mercadoria exportada que tenha sido recebida com fim específico de exportação
3.553 – Devolução de venda de bem do ativo imobilizado
5.201 – Devolução de compra para industrialização ou produção rural
5.202 – Devolução de compra para comercialização
5.208 – Devolução de mercadoria recebida em transferência para industrialização ou produção rural
5.209 – Devolução de mercadoria recebida em transferência para comercialização
5.210 – Devolução de compra para utilização na prestação de serviço
5.410 – Devolução de compra para industrialização ou produção rural em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária
5.411 – Devolução de compra para comercialização em operação com mercadoria sujeita ao regime de ST
5.412 – Devolução de bem do ativo imobilizado, em operação com mercadoria sujeita ao regime de ST
5.413 – Devolução de mercadoria destinada ao uso ou consumo, em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária
5.503 – Devolução de mercadoria recebida com fim específico de exportação
5.553 – Devolução de compra de bem para o ativo imobilizado
5.555 – Devolução de bem do ativo imobilizado de terceiro, recebido para uso no estabelecimento
5.556 – Devolução de compra de material de uso ou consumo
5.660 – Devolução de compra de combustível ou lubrificante adquirido para industrialização subsequente
5.661 – Devolução de compra de combustível ou lubrificante adquirido para comercialização
5.662 – Devolução de compra de combustível ou lubrificante adquirido por consumidor ou usuário final
5.918 – Devolução de mercadoria recebida em consignação mercantil ou industrial
5.919 – Devolução simbólica de mercadoria vendida ou utilizada em processo industrial, recebida anteriormente em consignação mercantil ou industrial
5.921 – Devolução de vasilhame ou sacaria (NT 2013/005 v 1.20)
6.201 – Devolução de compra para industrialização ou produção rural
6.202 – Devolução de compra para comercialização
6.208 – Devolução de mercadoria recebida em transferência para industrialização ou produção rural
6.209 – Devolução de mercadoria recebida em transferência para comercialização
6.210 – Devolução de compra para utilização na prestação de serviço
6.410 – Devolução de compra para industrialização ou produção rural em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária
6.411 – Devolução de compra para comercialização em operação com mercadoria sujeita ao regime de ST
6.412 – Devolução de bem do ativo imobilizado, em operação com mercadoria sujeita ao regime de ST
6.413 – Devolução de mercadoria destinada ao uso ou consumo, em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária
6.503 – Devolução de mercadoria recebida com fim específico de exportação
6.553 – Devolução de compra de bem para o ativo imobilizado
6.555 – Devolução de bem do ativo imobilizado de terceiro, recebido para uso no estabelecimento
6.556 – Devolução de compra de material de uso ou consumo
6.660 – Devolução de compra de combustível ou lubrificante adquirido para industrialização subsequente
6.661 – Devolução de compra de combustível ou lubrificante adquirido para comercialização
6.662 – Devolução de compra de combustível ou lubrificante adquirido por consumidor ou usuário final
6.918 – Devolução de mercadoria recebida em consignação mercantil ou industrial
6.919 – Devolução simbólica de mercadoria vendida ou utilizada em processo industrial, recebida anteriormente em consignação mercantil ou industrial
6.921 – Devolução de vasilhame ou sacaria (NT 2013/005 v 1.20)
7.201 – Devolução de compra para industrialização ou produção rural
7.202 – Devolução de compra para comercialização
7.210 – Devolução de compra para utilização na prestação de serviço
7.211 – Devolução de compras para industrialização sob o regime de “drawback”
7.553 – Devolução de compra de bem para o ativo imobilizado
7.556 – Devolução de compra de material de uso ou consumo

​De maneira resumida, estes são os principais códigos CFOPs utilizados em notas fiscais de devolução:
Mercadorias adquiridas para processos de industrialização:

• 5201: operações dentro estado;
• 6201: operações em outros estados.

Mercadorias destinadas à comercialização:

• 5202: operações dentro estado;
• 6202: operações em outros estados.

Mercadorias para compor o ativo fixo ou consumo próprio da empresa:

• 5553 e 5556: operações no estado;
• 6553 e 6556: operações em outros estados.

Em caso de você estar lidando com a devolução de uma venda que a sua empresa realizou para um cliente, poderá utilizar os códigos abaixo:

• 1202: devoluções de revenda dentro do estado;
• 2202: devoluções de revenda em outros estados;
• 1201: devolução de venda de produção dentro do estado;
• 2201: devoluções de venda de produção em outros estados.

LEIA MAIS: Nota Fiscal de Exportação - tudo o que você precisa saber

Como emitir nota fiscal de devolução

Agora que você já compreende o conceito e o momento de utilizar a nota fiscal de devolução, é importante entender como emiti-la.

A maioria dos emissores, incluindo aqueles fornecidos pelo governo, segue um padrão semelhante para a emissão desse documento.

Para emitir a sua nota fiscal de devolução, siga os passos abaixo:

1. Indique a finalidade do documento como "devolução".
2. Selecione a opção de nota de saída.
3. No campo "Notas Referenciadas", informe o número da chave de acesso da nota fiscal de compra, que pode ser encontrado no canto superior direito do documento.
4. Preencha os dados do fornecedor ou cliente responsável por receber a mercadoria devolvida.
5. Acrescente informações sobre frete e transportadora, caso aplicável.
6. Preencha os detalhes do produto devolvido.
7. Reproduza as informações referentes à tributação.
8. Utilize o campo de informações adicionais, se necessário.
9. Clique em salvar e, em seguida, valide a nota utilizando um certificado digital.
10. Transmita a nota para o sistema da Secretaria da Fazenda (Sefaz) e aguarde a confirmação positiva do processo.

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Seguindo esses passos, você conseguirá emitir a nota fiscal de devolução de acordo com o padrão adotado pela maioria dos emissores.

Nota fiscal de devolução avulsa

Caso você necessite emitir uma nota fiscal avulsa, você pode seguir os passos que descrevemos nos próximos parágrafos.

Antes de mais nada, é importante deixar claro que a Nota Fiscal Avulsa é um certificado que atesta uma transação comercial. Ela é recomendada para empresários sem registro de CNPJ, para empresas com reduzida quantidade de emissões de notas, ou dispensadas de gerá-la em todas as transações, como é o caso do MEI.

A emissão eletrônica da Nota Fiscal Avulsa (NFA-e) ocorre por meio do site da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz).

O procedimento para emitir a Nota Fiscal Avulsa eletronicamente pode variar de região para região, uma vez que cada autoridade tributária estadual possui autonomia para estabelecer suas próprias regras e legislações em relação a esse documento. Alguns estados, como o Distrito Federal, podem até não permitir o uso da Nota Fiscal Avulsa.

Portanto, se você deseja utilizar esse formato de emissão, é necessário iniciar o processo buscando informações na Sefaz do estado onde sua empresa está localizada.

Além disso, é importante destacar que existem dois modelos de Nota Fiscal Avulsa eletrônica: o modelo 55 e o modelo 1-A.

No modelo 55, a emissão e o armazenamento são exclusivamente eletrônicos, e o documento fiscal é enviado ao cliente em formato XML, por meio de um arquivo eletrônico.

Já no modelo 1-A, a Nota Fiscal Avulsa é gerada eletronicamente, porém, apenas a versão impressa possui validade legal.

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