Se você é empresário ou responsável pela área contábil de uma empresa, certamente já ouviu falar sobre a DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos). 

Mas afinal, o que é a DCTFWeb e quando ela deve ser enviada? Quais são os prazos de envio? Neste post, vamos explorar detalhadamente essa declaração e fornecer todas as informações que você precisa para cumprir com essa obrigação fiscal de forma eficiente e dentro do prazo.

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A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) é uma obrigação acessória instituída pela Receita Federal do Brasil (RFB) que substitui a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) para o recolhimento das contribuições previdenciárias.

A DCTFWeb é utilizada para informar à RFB os débitos e créditos tributários referentes às contribuições previdenciárias e destinadas a outras entidades e fundos, como o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e o Sistema S.

Essa declaração é obrigatória para empresas e pessoas físicas que possuam empregados e/ou que efetuem contribuições previdenciárias. Por meio da DCTFWeb, essas entidades informam à Receita Federal os valores devidos e realizam o pagamento desses tributos.

Existem três tipos de DCTFWeb: original, retificadora e exclusão. Abaixo seguem as definições de cada uma delas.

Original: A primeira submissão para um período específico, essa declaração constitui a base para o registro dos tributos e contribuições de uma empresa.

Retificadora: A declaração retificadora é utilizada para corrigir informações de uma DCTFWeb já submetida, sendo aplicada quando ocorrem equívocos ou falta de dados na versão original.

Exclusão: A declaração de exclusão é empregada para anular o envio de uma DCTFWeb realizado anteriormente, sendo crucial para corrigir submissões que não deveriam ter sido feitas.

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Os valores de débitos e créditos registrados nas escriturações do e-Social e EFD-Reinf são recebidos e consolidados pela DCTF Web. Nesta plataforma, são estabelecidas as conexões entre esses montantes, culminando na apuração do saldo a ser pago referente às contribuições previdenciárias e de terceiros.

A entrega da DCTFWeb Mensal deve ser realizada mensalmente, até o dia 15 do mês subsequente ao da ocorrência do fato gerador. Se o dia 15 coincidir com feriado ou final de semana, a entrega deve ser adiada para o primeiro dia útil subsequente.

Além da DCTFWeb Mensal, há outras modalidades: a DCTFWeb Anual, que deve ser submetida até o dia 20 de dezembro de cada ano, contendo informações sobre o 13º salário; a DCTFWeb Diária, que deve ser entregue até o 2º dia útil após o fato gerador (como eventos esportivos); e a DCTFWeb Aferição de Obras, que deve ser submetida pelo responsável pela obra de construção civil até o último dia do mês em que ocorrer a aferição da obra através do Sero. Em casos de não ser dia útil, a entrega deve ser antecipada.

Uma mudança na DCTFWeb é que, nos casos em que não houver ocorrência de fato gerador, o contribuinte fica dispensado da obrigação de entrega até que ocorra um novo fato gerador. Portanto, não há mais a necessidade de submeter as tradicionais DCTFWeb sem movimento no início de cada ano.

É importante destacar que a DCTFWeb não engloba mais os valores a serem recolhidos para o FGTS a partir de janeiro de 2024. A partir desse período, os recolhimentos são realizados por meio do novo sistema da Caixa Econômica Federal, denominado FGTS Digital.

Se a empresa não enviar a DCTFWeb dentro do prazo, enfrentará multas. Essas multas são calculadas com base no total de impostos e contribuições reportados, sendo de 2% por mês, limitadas a 20%. Além disso, para cada conjunto de dez dados faltantes ou errados, há uma penalidade de R$ 20,00. A multa mínima é de R$ 200,00 caso não haja fatos geradores e de R$ 500,00 em outros casos. Se a entrega tardia da DCTFWeb for feita antes de qualquer ação fiscal, as multas são reduzidas para 50% se entregue espontaneamente e para 25% se entregue após notificação.

Apesar dos avanços tecnológicos, o Brasil enfrenta desafios significativos em seu sistema fiscal, considerado um dos mais complexos do mundo. Por essa razão, é crucial que as empresas estejam plenamente informadas sobre suas obrigações para evitar contratempos, sendo a DCTFWeb uma delas.

Instituída pela Instrução Normativa nº 1.787/2018 e posteriormente atualizada pela IN RFB nº 2005/2021, a DCTFWeb foi desenvolvida para substituir a GFIP e o SEFIP, marcando um avanço significativo na administração tributária previdenciária.

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) representa um marco na modernização e simplificação do cumprimento das obrigações fiscais empresariais no Brasil. Desenvolvida pela Receita Federal do Brasil, essa ferramenta eletrônica tem como objetivo centralizar e automatizar a declaração dos tributos federais, em particular as contribuições previdenciárias, introduzindo inovações cruciais no processo fiscal.

Para gerar a DCTFWeb, as informações necessárias são enviadas por meio do eSocial e da EFD-Reinf. O sistema recebe esses dados, realiza as devidas vinculações, calcula o saldo a pagar e, após a submissão da declaração, disponibiliza ao contribuinte a emissão do DARF, documento de arrecadação. Todo o processo é realizado sem a necessidade de programas específicos de geração ou validação da declaração, sendo conduzido exclusivamente através do Atendimento Virtual (e-CAC) da Receita Federal.

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A DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos) é uma declaração eletrônica que substitui a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) para a prestação de informações relativas às contribuições previdenciárias. Ela foi criada para integrar as informações prestadas pelo contribuinte em relação às contribuições previdenciárias, com informações sobre apuração de tributos federais.

A DCTFWeb faz parte do eSocial e do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), sendo utilizada pelas empresas para informar à Receita Federal os débitos e créditos tributários referentes às contribuições previdenciárias. Ela é uma ferramenta importante para as empresas cumprirem suas obrigações fiscais relacionadas às contribuições previdenciárias de forma eletrônica e integrada com outros sistemas de escrituração fiscal.

É importante destacar que o propósito do documento é simplificar o cumprimento das obrigações tributárias, promovendo assim a segurança e a integração com os sistemas da Receita Federal. Um dos principais objetivos é facilitar a importação de informações e a declaração de dívidas relacionadas às contribuições previdenciárias e contribuições destinadas a terceiros, que incluem:
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• Contribuição patronal e dos empregados, conforme estabelecido no Art. 11 da Lei nº 8212/1991;
• Contribuições instituídas como substituição dos encargos incidentes na folha de pagamento, conforme a Lei nº 12546/2011;
• Contribuições sociais destinadas a terceiros por força de lei.

Essa declaração é obrigatória para empresas e equiparadas, inclusive as imunes e isentas, e deve ser transmitida mensalmente por meio do ambiente do eSocial. Ela também é utilizada para a geração da guia de recolhimento das contribuições previdenciárias.

A partir de janeiro de 2024, a DCTFWeb passou também a abranger os débitos relacionados ao Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), bem como aos valores referentes à Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), PIS/Pasep e Cofins de empresas de direito privado. Além disso, essa ferramenta passou a contemplar as retenções na fonte do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), CSLL, PIS/Pasep e Cofins, realizadas por entidades governamentais nas esferas federal, estadual e municipal.

Isso significa que a DCTFWeb agora tem a capacidade de gerar o Darf (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) e também de efetuar o recolhimento dos tributos.

Para garantir a transparência e conformidade com as normas tributárias, é essencial que diversas informações cruciais sejam devidamente submetidas à DCTFWeb, abrangendo desde o reconhecimento de dívidas até a automação de débitos e créditos.

Na DCTFWeb, devem ser declarados os seguintes tributos:

• Contribuições previdenciárias de responsabilidade das empresas (incidentes sobre a folha de pagamento);
• Contribuições previdenciárias dos empregadores domésticos;
• INSS das pessoas físicas sobre o salário contribuição;
• CPRB – Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (Desoneração da Folha de pagamento);
• Contribuições devidas pelo produtor rural pessoa jurídica, pela agroindústria e pela associação desportiva que mantém clube de futebol;
• Outras Entidades ou Fundos (terceiros).

De acordo com o Art. 4º da IN RFB nº 2005/2021 que aborda sobre a obrigatoriedade na entrega de declaração, estão listadas os seguintes grupos:

• pessoas jurídicas de direito privado em geral e as equiparadas à empresa (contribuinte individual e a pessoa física na condição de proprietário ou dono de obra de construção civil, em relação a trabalhador segurado do RGPS que lhes presta serviço, bem como a cooperativa, a associação ou a entidade de qualquer natureza ou finalidade, a missão diplomática e a repartição consular de carreira estrangeiras). 
• unidades gestoras de orçamento dos órgãos públicos, das autarquias e das fundações de quaisquer dos poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios.
• os consórcios de empresas e sociedades, constituídos para determinado empreendimento.
• as SCP – Sociedades em conta de participação.
• as entidades federais e regionais de fiscalização do exercício profissional, inclusive a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB).
• os organismos oficiais internacionais ou estrangeiros em funcionamento no Brasil, quando contratarem trabalhador segurado do RGPS.
• microempreendedores individuais (MEI), produtores rurais e pessoas físicas que se enquadrem nas condições específicas descritas no artigo.
• demais pessoas jurídicas que estejam obrigadas pela legislação ao recolhimento das contribuições previdenciárias.

Além disso, os produtores rurais pessoa física estarão sujeitos às disposições quando da contratação de trabalhadores segurados do Regime Geral de Previdência Social (RGPS) ou na comercialização de sua produção para adquirentes domiciliados no exterior, independentemente do destinatário final ser uma pessoa física, ou se a transação ocorrer em ambientes de varejo, rurais, ou envolver o segurado especial.

A Receita Federal apresentou o recém-lançado Portal de Serviços Digitais, com o intuito de simplificar os serviços disponibilizados aos cidadãos e empresas. Com o propósito de simplificar e aprimorar a interação dos cidadãos e empresários com a instituição, a Receita Federal revela o lançamento de seu novo Portal de Serviços.

Denominado como "Serviços do Contribuinte", esse novo portal será utilizado para fornecer acesso a informações, certidões e processos digitais, abrangendo tanto pessoas físicas quanto jurídicas, incluindo aquelas inseridas no Simples Nacional e MEI.

Desenvolvido progressivamente, este portal tem a meta de unificar todos os serviços proporcionados pela Receita Federal em uma plataforma online única, buscando assim tornar mais fácil a vida dos contribuintes. Na etapa final, está programada a substituição do atual Centro de Atendimento Virtual, o Portal e-CAC.

A implementação desse novo portal ocorrerá em fases e, eventualmente, substituirá o atual Centro de Atendimento Virtual, o Portal e-CAC.

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A interface do novo portal é intuitiva, permitindo que os usuários naveguem por meio de ícones, menu lateral ou ferramenta de busca. Adicionalmente, serão disponibilizadas funcionalidades para avaliação do portal e para o relato de erros de sistema, com instruções sobre os passos a serem seguidos.

Dentre os serviços oferecidos, destacam-se a Consulta de Situação do CPF, Meu Imposto de Renda, eSocial, Minhas Dívidas e Pendências, Geração de DARF, Meus Parcelamentos, Emissão de Certidão de Pessoa Física, Meus Processos, entre outros.

A Receita Federal destaca que o desenvolvimento do Novo Portal de Serviços resulta de extensas pesquisas e entrevistas realizadas com diversos perfis de usuários. Esses esforços proporcionaram diagnósticos precisos sobre a experiência atual dos usuários com os serviços da instituição, assim como percepções e ideias valiosas que contribuíram para a construção da nova plataforma.

Com a colaboração do Serpro, o portal foi concebido com foco na experiência do usuário, proporcionando acesso a todo o catálogo de serviços oferecidos pela Receita Federal.

Alguns dos serviços digitais oferecidos pela Receita Federal podem exigir autenticação da identidade. Nestes casos, é necessário utilizar uma Conta Gov.Br de nível prata ou ouro para acessar o serviço, sendo identificados no Portal de Serviços por um ícone de cadeado.

Alguns serviços específicos podem requerer uma senha exclusiva, sendo identificados por um ícone de chave.

Por fim, determinados serviços estão disponíveis sem a necessidade de identificação do usuário e não apresentarão ícone de sinalização.

O que fazer se meu perfil não possui permissão? A mensagem "Seu perfil não possui permissão ou a execução exige acesso com certificado digital" indica que o serviço que você tentou acessar destina-se a pessoas jurídicas, mas você utilizou sua Conta Gov.Br de pessoa física, ou vice-versa. Basta autenticar-se com o perfil correspondente para acessar o serviço.

Se você é representante de uma pessoa jurídica, mas não possui certificado digital e-CNPJ para autenticação, utilize a funcionalidade "Alterar Perfil", disponível no e-CAC, e tente novamente.

Quais são os perfis de acesso? Os serviços digitais podem ser acessados tanto como pessoa física quanto jurídica, permitindo representações como: Representante do CNPJ (representando pessoa jurídica); Matriz (representando filial); Empresa Sucessora (representando sucedida); e Procurador Digital (representando outorgante).

Para representar outra pessoa, utilize a funcionalidade "Alterar Perfil", disponível no Portal e-CAC.