A fatura, conhecida como "invoice" em inglês, desempenha um papel fundamental no comércio internacional, seja na exportação de produtos ou na prestação de serviços. A Invoice é emitida pelo fornecedor de produtos ou serviços, sendo que a tradução literal da palavra é "nota fiscal" ou "fatura". Portanto, é o instrumento utilizado para formalizar uma transação comercial.

No invoice, encontram-se informações essenciais, como a descrição detalhada do produto ou serviço, a quantidade, o preço e os termos de pagamento. Se você estiver adquirindo um produto ou contratando um serviço no exterior, é provável que o documento esteja redigido no idioma do país de origem.

Além disso, a Invoice é um documento que registra e formaliza a intenção de compra e venda. Às vezes, também é chamada de "Fatura Proforma" e é utilizada principalmente para fins informativos, assemelhando-se a um orçamento ou uma proposta de negociação.

É importante destacar que a invoice não possui implicações fiscais ou caráter oficial, e o importador tem o direito de aprová-la ou rejeitá-la. Isso significa que, ao gerar esse documento, o emissor está comunicando sua intenção, não emitindo uma ordem de pagamento.

Devido a esses aspectos, a Proforma Invoice pode gerar dúvidas, assim como outros procedimentos burocráticos no comércio internacional. Acompanhe os próximos parágrafos para entender como funciona o invoice.
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Este documento deve ser gerado sempre que serviços forem prestados no exterior, a fim de validar o recebimento por esses serviços.

Profissionais da área de tecnologia, por exemplo, geralmente estão mais familiarizados com o mercado de trabalho em outros países e, portanto, devem estar particularmente atentos às diretrizes para a elaboração da fatura.

Devido à impossibilidade de optar pelo registro como Microempreendedor Individual (MEI), desenvolvedores muitas vezes precisam emitir não apenas a fatura, mas também a nota fiscal de prestação de serviços, inclusive para serviços exportados, independentemente de o contratante ser uma pessoa física ou jurídica.

É importante destacar que, embora não seja obrigatória, a emissão da fatura é recomendada mesmo em transações de valor inferior a 3.000 dólares americanos. Isso simplifica o registro de recebimentos e previne possíveis problemas futuros em relação à conformidade fiscal.

Para preencher o documento, é essencial contar com as seguintes informações:

• Número da fatura;
• Data de emissão;
• Dados do prestador de serviços no Brasil;
• Dados do contratante no exterior;
• Descrição detalhada dos bens ou serviços prestados;
• Preço unitário do produto ou serviço, indicando a moeda utilizada na transação e o valor total;
• Método de pagamento;
• Termos e condições de venda.

Não existe um modelo de fatura padrão que todas as empresas precisem seguir, permitindo assim a utilização de modelos prontos ou a criação de um layout personalizado, desde que todas as informações obrigatórias estejam presentes no documento.

Além disso, é aconselhável que a fatura seja redigida no idioma do contratante no exterior ou em inglês, para garantir uma melhor compreensão por parte de todos os envolvidos.
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​O pagamento da fatura invoice é realizado por meio de uma remessa internacional, a qual pode ser conduzida através de transferência bancária ou ordem de pagamento. A maioria das transferências pode ser efetuada de forma online e por meio de diversas instituições, incluindo plataformas especializadas em remessas internacionais, bancos e casas de câmbio.
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Além disso, para a prestação de serviços no exterior, é essencial efetuar o registro no Siscoserv (Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio). Esse sistema foi criado com o propósito de controlar os dados relativos às importações e exportações de serviços para o exterior.

​Até antes do dia 01 de setembro de 2023, as notas fiscais eletrônicas (NFS-e) emitidas pelos Microempreendedores Individuais (MEIs) eram geradas nos sistemas das prefeituras municipais, o que significa que cada município possuía seu próprio modelo de emissão de nota fiscal. A partir desta data, todos os MEIs passaram a utilizar um sistema unificado para emitir notas de prestação de serviços, seguindo um padrão nacional.

A obrigatoriedade de adotar o padrão nacional para as NFS-e está em vigor, portanto, os MEIs devem acessar o sistema nacional para se familiarizar com ele. Para emitir uma nota no sistema federal, será necessário fazer um cadastro no Portal Nacional de emissão de NFS-e para obter um código de acesso e uma senha.

A partir de 01 de setembro de 2023, os logins nos sistemas de emissão de notas eletrônicas das prefeituras municipais serão desativados. Além disso, a Prefeitura de São Paulo anunciou que o aplicativo MEI Nota Fácil não estará mais disponível para download.
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Para aqueles MEIs que precisarem emitir notas retroativas, converter o Recibo Provisório de Serviços (RPS) referente a um período anterior a 01/09/2023 ou realizar substituições e cancelamentos de notas emitidas antes dessa data, a Prefeitura do Município de São Paulo informou que essas ações devem ser realizadas no sistema da NFS-e da própria prefeitura, conforme comunicado em seu site.

Veja como você pode emitir suas notas fiscais sendo um MEI.

- Acesso por meio do site gov.br - O MEI pode realizar o login no site do governo federal. Para fazer a integração com a plataforma do governo é necessário ter os selos Prata ou Ouro.
- Emissão de PDFs das notas - Uma atualização que passou a estar disponível é a geração de Danfse em formato PDF. Assim, é possível compartilhar o documento.

Para emitir a NFS-e pelo computador, siga o seguinte guia passo a passo:

1. Comece por se cadastrar no Portal Nacional de Emissão de NFS-e através da opção "Fazer Primeiro Acesso". Existem três opções de login no Emissor Web para o MEI: usar um usuário e senha (após o cadastramento das informações no portal), usar um certificado digital ou utilizar a conta gov.br. Para acessar via gov.br, o representante legal precisa possuir os selos prata ou ouro. Se preferir usar a versão do aplicativo, é necessário configurar o emissor web primeiro;
2. No seu primeiro acesso, é importante acessar as configurações, o que pode ser feito clicando nos ícones de engrenagem;
3. Ao entrar nas configurações, preencha os campos de e-mail e telefone que serão usados na geração da NFS-e;
4. No campo "Valor Aproximado dos Tributos", escolha a terceira opção: "Não informar nenhum valor estimado para os tributos";
5. O MEI agora pode acessar o Emissor de NFS-e. É necessário cadastrar seus "Serviços Favoritos". Acesse essa configuração através dos ícones de “estrela”;
6. Após isso, clique na opção “Novo Serviço Favorito”
7. O empreendedor pode cadastrar até 10 serviços favoritos. Preencha os dados solicitados, selecione uma atividade e, em seguida, clique em "Novo Serviço Favorito".

Emissão da Nota Fiscal:

1. Para emitir a nota fiscal pelo Emissor Web, basta clicar em um dos ícones marcados na imagem abaixo e escolher entre "Emissão Completa" ou "Emissão Simplificada".

​Anteriormente, a visualização de documentos fiscais através da chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) era realizada no portal da Sefaz, porém, muitas plataformas ofereciam cópias do arquivo XML sem valor legal. A Confaz implementou mudanças para assegurar a segurança da informação empresarial, restringindo a consulta de NFes sem chave de acesso ao uso de certificado digital.

A legislação exige a guarda dos arquivos XML das NFes por 5 anos, tanto para emitentes quanto destinatários, conforme a PORTARIA CAT Nº 162/2008. O não cumprimento dessa obrigação pode acarretar multas de até 1 mil reais por XML não apresentado.
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A consulta automatizada de NFes sem chave de acesso pode ser feita por meio de certificado digital A1 ou A3.

No Portal Nacional da NFe, é possível acessar e baixar Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) gratuitamente. Além da consulta de NFes, o portal oferece informações úteis como perguntas frequentes e manuais. Para consultar uma NFe pelo número da nota, siga estes passos:
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1. Acesse o Portal Nacional da NFe: Abra o seu navegador de internet e digite "Portal Nacional da NFe" na barra de busca. Clique no link oficial do portal para acessá-lo.
2. Encontre a opção "Serviços": No Portal Nacional da NFe, procure por uma seção chamada "Serviços" ou algo semelhante. Normalmente, essa seção estará localizada no menu principal do site.
3. Selecione "Consultar NFe": Dentro da seção de serviços, procure pela opção "Consultar NFe" ou algo parecido. Clique nessa opção para iniciar o processo de consulta.
4. Digite a chave de acesso: Na página de consulta, você provavelmente encontrará um campo onde é possível inserir a chave de acesso da NFe. Essa chave é um código numérico e alfanumérico que geralmente está impresso no Documento Auxiliar da NFe (DANFE).
5. Complete o Captcha: Alguns portais de consulta podem usar um sistema de verificação de segurança chamado "Captcha". Isso é feito para garantir que você seja um usuário real e não um programa automatizado. Complete o Captcha de acordo com as instruções na tela.
6. Utilize o Certificado Digital (opcional): Para acessar informações mais detalhadas e realizar o download da NFe, é possível que o portal solicite o uso de um Certificado Digital da empresa. Isso adiciona uma camada extra de segurança e autenticação.
7. Visualize os dados: Após inserir a chave de acesso e completar o Captcha, a página provavelmente mostrará informações básicas da NFe, como o cabeçalho da nota e seu status de autorização. Dependendo do portal, você poderá navegar por abas para visualizar detalhes específicos da NFe, como informações do emitente, destinatário, produtos, totais, transporte, cobrança e detalhes adicionais.

A consulta exibe informações essenciais no cabeçalho e status no rodapé, indicando a autorização, denegação, cancelamento, rejeição ou outras situações. Os dados detalhados estão organizados em abas, incluindo NFe, Emitente, Destinatário, Produtos e Serviços, Totais, Transporte, Cobrança e Informações adicionais.

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Manter a organização das notas fiscais emitidas e ter domínio sobre o processo de emissão de notas fiscais são práticas fundamentais para qualquer empresa, independentemente do tamanho ou setor. A importância dessas medidas reside em vários aspectos críticos:
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1. Conformidade Legal: A legislação tributária exige que empresas emitam notas fiscais corretamente para cada transação comercial. Erros nesse processo podem resultar em penalidades fiscais, multas e até litígios legais. Manter registros organizados e precisos das notas emitidas ajuda a evitar problemas legais e a garantir que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações fiscais.
2. Precisão Financeira: As notas fiscais são documentos essenciais para o cálculo de impostos, deduções e outras obrigações financeiras. Erros nos valores, descrições ou categorias dos produtos ou serviços podem levar a cálculos incorretos, afetando negativamente a saúde financeira da empresa.
3. Transparência e Prestação de Contas: Manter um registro claro e organizado de todas as notas emitidas proporciona transparência nas transações comerciais. Isso é crucial para prestar contas aos órgãos regulatórios, parceiros de negócios e clientes. A capacidade de rastrear facilmente as transações ajuda a construir confiança e credibilidade.
4. Gestão de Fluxo de Caixa: O controle adequado das notas fiscais emitidas facilita a gestão do fluxo de caixa da empresa. Uma visão precisa das entradas e saídas de dinheiro é crucial para tomar decisões financeiras informadas e garantir que haja fundos disponíveis para as operações diárias.
5. Tomada de Decisões Estratégicas: Ter um domínio sobre o processo de emissão de notas fiscais permite à empresa coletar dados valiosos sobre suas atividades comerciais. Esses dados podem ser usados para análises financeiras e insights estratégicos que ajudam a identificar tendências de vendas, preferências do cliente e oportunidades de crescimento.
6. Evitar Fraudes e Erros: Uma organização adequada das notas fiscais ajuda a evitar fraudes internas ou externas, garantindo que todas as transações sejam transparentes e rastreáveis. Além disso, evita erros humanos que podem ocorrer durante o processo de emissão, como duplicação de notas ou informações incorretas.
7. Eficiência Operacional: Uma gestão organizada de notas fiscais facilita o acesso rápido a informações cruciais, economizando tempo e esforço ao lidar com auditorias, revisões ou consultas de clientes.

Em resumo, a organização e o domínio sobre a emissão de notas fiscais são vitais para garantir a conformidade legal, a precisão financeira, a transparência, a eficiência operacional e a tomada de decisões informadas. Essas práticas contribuem diretamente para o sucesso a longo prazo da empresa, minimizando riscos e otimizando processos.

Imagine a segurança de ter suas transações em perfeita ordem, cada detalhe capturado com clareza e exatidão. Ao dominar a emissão de notas fiscais, você está no comando absoluto. Não só você evita multas e dores de cabeça legais, mas também se projeta como um parceiro de negócios confiável, que opera com transparência e eficiência.

Além disso, quando você tem o controle total das notas fiscais, desvenda insights ocultos que podem transformar sua estratégia empresarial. Identificar tendências, otimizar fluxo de caixa e tomar decisões mais inteligentes se torna uma realidade palpável.

Seja o mestre da sua operação - dominar a emissão de notas fiscais não é apenas uma necessidade, é a chave para desbloquear o sucesso duradouro. Deixe o caos para trás e entre no reino do controle absoluto.

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​O MEI, ou Microempreendedor Individual, é uma categoria jurídica criada no Brasil com o objetivo de formalizar e simplificar a vida de pequenos empreendedores, autônomos e microempresários que faturam até um determinado limite anual. O MEI permite que essas pessoas exerçam suas atividades de maneira legalizada, com direito a diversos benefícios e menor burocracia em relação às obrigações fiscais e trabalhistas.

Para se enquadrar como MEI, é necessário atender a certos critérios, como ter faturamento limitado a R$ 81.000,00 por ano e exercer uma das atividades econômicas previstas pela legislação para essa categoria.

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Apesar de ser um modelo de empreendimento simplificado, o MEI possui várias obrigações e seguem normas semelhantes a todas as outras empresas, independentemente do modelo tributário que estão inseridas.

Porém, quanto às obrigações fiscais do MEI, elas são bastante simplificadas em relação a outras formas de empresas. As principais obrigações fiscais do MEI incluem:

1. Emissão de Nota Fiscal: Uma das obrigações do MEI é a emissão de nota fiscal, porém, apenas quando vender produtos ou serviços para outras empresas (pessoas jurídicas). Para vendas realizadas para consumidores finais (pessoas físicas), a emissão de nota fiscal não é obrigatória, mas o MEI pode optar por emitir um documento conhecido como "Recibo de Pagamento ao Consumidor" (RPC), que serve como comprovante da transação.
2. Declaração Anual de Faturamento (DASN-SIMEI): O MEI deve apresentar anualmente a Declaração Anual do Simples Nacional - Microempreendedor Individual (DASN-SIMEI), informando todo o faturamento bruto obtido durante o ano anterior. Essa declaração é importante para o controle do faturamento anual do MEI e para a manutenção do seu enquadramento nessa categoria.
3. Pagamento Mensal do DAS: O MEI precisa efetuar o pagamento mensal do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), que engloba o pagamento de tributos federais (Imposto de Renda, Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, entre outros) e estaduais/municipais (ICMS e/ou ISS, dependendo da atividade). O valor do DAS é fixo e varia de acordo com a atividade exercida pelo MEI.
4. Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física: Se o MEI tiver rendimentos fora do âmbito da empresa, ele também deve apresentar a Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física, caso se enquadre nas condições estabelecidas pela Receita Federal.

Lembrando que é sempre recomendável consultar fontes oficiais ou um contador atualizado para obter informações precisas e atualizadas sobre as obrigações fiscais do MEI.

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​Para realizar a emissão de notas fiscais, o MEI precisa realizar processos semelhantes a qualquer outra empresa. Abaixo vamos detalhar o passo a passo do que você precisa fazer para estar apto para emissão de nota fiscal como MEI.

Para utilizar o sistema da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é imprescindível que se realize a solicitação de credenciamento junto à Secretaria da Fazenda estadual ou municipal vinculada à localidade de registro da empresa. No cenário em que a empresa atue em múltiplas unidades federativas, esse processo deve ser repetido em cada jurisdição correspondente.
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O aplicativo emissor da NF-e, fundamental para o procedimento, está acessível para download gratuito no site do Sebrae São Paulo. Após ser instalado no dispositivo do contribuinte, esse programa habilita a emissão da NF-e, viabilizando a criação do arquivo digital. Além desse recurso, o aplicativo possibilita a administração das notas fiscais, inclusive o seu cancelamento, e engloba outras funcionalidades relevantes, como a capacidade de cadastrar clientes, produtos e transportadoras.

Vale ressaltar que o MEI pode optar por um outro sistema emissor de nota fiscal.

​Após ter realizado o processo de credenciamento, é necessário adquirir um certificado digital por intermédio de uma das Autoridades Certificadoras que operam sob a ICP-Brasil. Esse documento desempenha o papel de uma assinatura eletrônica que valida a emissão das notas fiscais eletrônicas.

Após a conclusão de todos os passos acima mencionados, basta proceder ao preenchimento da nota fiscal, seguindo as informações do contratante ou cliente, assim como o valor correspondente ao produto ou serviço fornecido.
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No caso de eventuais erros de digitação, informações equivocadas ou até mesmo na situação em que a transação comercial é cancelada, é importante saber que, em alguns estados, é viável solicitar o cancelamento da nota fiscal eletrônica até 24 horas após a sua emissão. Para obter mais detalhes a respeito desse procedimento, consulte o conteúdo disponibilizado.

A nota fiscal de remessa é um registro que é empregado toda vez que uma mercadoria é deslocada para fora das dependências da sua empresa. Em geral, é comum que esteja livre de impostos ou sob suspensão tributária. Essa vantagem está sujeita à legislação estadual vigente no local da empresa.

Caso um agente fiscal identifique que um item foi retirado da sua empresa sem o devido documento fiscal, é possível que haja penalidades, uma vez que toda mercadoria deve ser acompanhada de um registro fiscal. Dessa forma, sua empresa corre o risco de ser multada e sofrer sanções caso não cumpra essa exigência em tais operações.

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A nota fiscal de remessa é um documento fiscal utilizado para registrar o transporte temporário de mercadorias ou bens para determinadas finalidades específicas, sem que haja a ocorrência de venda ou transferência de propriedade. Essa nota fiscal é utilizada para comprovar que os produtos estão sendo enviados para fora do estabelecimento comercial ou industrial, porém, serão retornados posteriormente.

As situações mais comuns em que a nota fiscal de remessa é utilizada são:

1. Remessa para conserto: Quando uma mercadoria ou bem precisa ser encaminhado a um fornecedor ou oficina para reparo ou manutenção.
2. Demonstração ou exposição: Quando produtos são enviados a eventos, feiras ou exposições para serem exibidos, sem que haja a intenção de vendê-los no local.
3. Amostra grátis: Quando são enviadas amostras gratuitas de produtos a clientes ou potenciais clientes para fins de demonstração ou teste.
4. Industrialização por encomenda: Quando uma empresa envia matérias-primas ou insumos para que outra empresa realize o processo de industrialização e retorne o produto final.
5. Ativo Imobilizado: Quando ocorre a movimentação temporária de bens do ativo imobilizado da empresa, como equipamentos, máquinas ou ferramentas, para locais distintos.

A nota fiscal de remessa é essencial para fins de controle fiscal, garantindo que o transporte temporário dos bens seja devidamente documentado e amparado legalmente, evitando problemas com o Fisco. É importante destacar que, ao retornar a mercadoria ou bem ao estabelecimento de origem, deve-se emitir a nota fiscal de retorno para encerrar o ciclo da operação.

As principais informações que são solicitadas ao realizar o preenchimento da nota fiscal de remessa incluem:

• CFOP
• Natureza da operação
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
• Programa de Integração Social (PIS)
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
• Situação Tributária (CSOSN/CST)
• Origem do Produto
• Produto
• Quantidade
• NCM
• Dados do cliente/fornecedor
• Informações complementares, quando for o caso. Caso exista uma nota fiscal anterior, é importante que seja informado.
• Preço unitário (de custo) da mercadoria.

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Como preencher o CFOP e a natureza da operação na nota de remessa pode gerar dúvidas, mas é fundamental para a correta emissão do documento.
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A natureza da operação é determinada pela transação realizada, sendo necessário emitir o tipo de nota fiscal adequado para cada caso.

Você pode consultar a tabela de CFOP da Receita Federal acessando este link: http://www.nfe.fazenda.gov.br/PORTAL/principal.aspx

Lembre-se de que os CFOPs que começam com 5 e 6 se referem a saídas, enquanto aqueles que iniciam com 1 e 2 correspondem a entradas.

Por exemplo, para emitir uma nota fiscal de remessa para conserto com destino a empresas do mesmo estado, utilize o CFOP 5.915; para empresas de outros estados, utilize o CFOP 6.915.

Quando a mercadoria retornar, emita uma nota fiscal de retorno de conserto com o CFOP 5.916 ou 6.916 e, em seu sistema, registre a entrada utilizando os CFOPs 1.916 ou 2.916, respectivamente.

Para emitir uma nota fiscal de remessa, siga este passo a passo:
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1. Identifique o tipo de remessa: Determine o motivo da remessa, como conserto, demonstração, exposição, industrialização por encomenda, entre outros.
2. Defina o CFOP: Com base na natureza da operação, escolha o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) adequado. Lembre-se que CFOPs iniciados com 5 e 6 são para saídas, e os que começam com 1 e 2 são para entradas.
3. Preencha os dados do remetente: Inclua os dados da sua empresa como remetente, como razão social, CNPJ, endereço, etc.
4. Informe os dados do destinatário: Insira os dados da empresa ou pessoa que receberá a mercadoria, incluindo nome, CPF ou CNPJ, e endereço.
5. Descreva os produtos ou bens: Detalhe os itens que estão sendo remetidos, indicando a quantidade, descrição, valor unitário, entre outros dados relevantes.
6. Informe o valor total: Calcule o valor total dos produtos ou bens remetidos.
7. Indique a natureza da operação: Especifique a finalidade da remessa, de acordo com o motivo escolhido no passo 1.
8. Preencha outras informações obrigatórias: Inclua dados como a data de emissão, número da nota fiscal, série, e outras informações que sejam exigidas pela legislação fiscal.
9. Emita a nota fiscal eletrônica: Utilize um software de emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) ou, se preferir, utilize o portal da Secretaria da Fazenda do seu estado para emitir a NF-e.
10. Guarde o documento: Após emitir a nota fiscal, mantenha uma cópia em arquivo, seja impressa ou digital, para fins de controle e fiscalização.

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Lembre-se de que a emissão da nota fiscal de remessa é obrigatória para garantir a legalidade da operação de transporte temporário de mercadorias ou bens, evitando problemas com a fiscalização e garantindo a devida documentação para o retorno dos itens à empresa.