Passo a passo para emitir nota fiscal eletrônica

Muitos empreendedores ainda possuem dúvidas sobre o processo de emissão de notas fiscais. Antigamente, esse tipo de documentação era feita praticamente de forma exclusiva via papel impresso. No entanto, há algum tempo este modelo mudou e a Nota Fiscal Eletrônica passou a fazer parte do cotidiano de empresas e consumidores.
​
Neste artigo vamos explicar detalhadamente o que é a Nota Fiscal Eletrônica e, mais importante ainda, o passo a passo para emitir nota fiscal eletrônica. Confira os próximos parágrafos e não deixe de ler os artigos relacionados.

O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que serve como comprovante de venda de produtos ou serviços, com validade jurídica e fiscal, instituída pelo Governo Federal em 2006. Ela substituiu as notas fiscais em papel e é emitida e armazenada eletronicamente pelos contribuintes, com o objetivo de simplificar e modernizar o processo de emissão de notas fiscais, além de reduzir a sonegação fiscal.

A NF-e é emitida através de um software emissor, que gera um arquivo digital com todas as informações da venda, incluindo dados do comprador e do vendedor, descrição dos produtos ou serviços vendidos, valores, tributos e outras informações fiscais. O arquivo é transmitido para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado onde a empresa está localizada, que faz a validação e autoriza a emissão da nota fiscal eletrônica.

LEIA MAIS: Quem deve emitir nota fiscal?
​
A NF-e também possui a Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é uma representação gráfica simplificada da nota fiscal eletrônica, que deve ser impressa e acompanhada da mercadoria em trânsito, para comprovar a origem e o destino da mercadoria e facilitar a fiscalização pelos órgãos competentes.

Adotar a nota fiscal eletrônica traz diversas vantagens em relação ao modelo tradicional, além de tornar sua gestão mais prática. Economia de papel e custos com a emissão e armazenamento das notas são alguns dos benefícios. A agilidade no preenchimento da nota fiscal e no envio das informações para o Fisco, bem como o envio da cópia do cliente por e-mail, também são pontos positivos. Além disso, a automatização de processos e a facilidade no arquivamento dos documentos, que são feitos digitalmente, trazem mais eficiência à gestão. Outras vantagens são a maior agilidade em caso de auditoria e a redução do risco de erros e fraudes.

Passo a passo para emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e)

Há uma sequência de procedimentos que a empresa precisa seguir previamente à emissão das notas fiscais eletrônicas. Essa trajetória pode parecer um tanto quanto confusa, principalmente para aqueles que estão iniciando o seu empreendimento neste momento.
​
Para emitir uma nota fiscal eletrônica (NF-e), siga os passos abaixo:

Cadastro na Secretaria da Fazenda

O primeiro passo para emitir a NF-e é se cadastrar na Secretaria da Fazenda do seu estado, através do site da SEFAZ. É preciso preencher um formulário com dados da empresa e aguardar a liberação do cadastro.

Certificado Digital

A emissão da NF-e é feita através de um certificado digital, que deve ser adquirido junto a uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Software emissor

Opte por escolher um software emissor de NF-e, que seja homologado pela SEFAZ do seu estado. Existem opções pagas e gratuitas.

Preenchimento da NF-e

Após a instalação do software emissor, preencha os campos obrigatórios da NF-e com as informações da venda, como dados do comprador, produtos vendidos, valores, etc.

Autorização da SEFAZ

Antes de emitir a NF-e, é necessário obter a autorização da SEFAZ. Isso é feito pelo próprio software emissor, que envia a NF-e para a SEFAZ, e aguarda a resposta da autorização.

Impressão da Danfe

Depois da autorização da SEFAZ, é preciso imprimir a Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é uma representação gráfica simplificada da NF-e, para acompanhar o transporte da mercadoria.

Arquivamento da NF-e

É obrigatório o arquivamento das NF-e emitidas pelo prazo mínimo de 5 anos, para apresentação ao fisco, caso seja necessário.
​
É importante lembrar que a emissão da NF-e é obrigatória para empresas que realizam venda de produtos ou serviços sujeitos à tributação, e a falta de emissão pode gerar multas e outras penalidades.

Como o MEI pode emitir nota fiscal eletrônica?

A maioria dos CNPJs abertos fazem parte dos microempreendedores individuais. Por isso, é comum que muitos deles não saibam o procedimento e o passo a passo para emitir a nota fiscal eletrônica. Mas o processo funciona de forma muito parecida com o que vimos acima.

LEIA MAIS: Quais os tipos de notas fiscais o MEI pode emitir?

Para iniciar a emissão de notas fiscais MEI de prestação de serviço, é necessário realizar um credenciamento junto à Secretaria de Fazenda da sua cidade como primeiro passo. Esse órgão, que está subordinado à Prefeitura, é encarregado de cadastrar o seu CNPJ como emissor de nota fiscal no município em que atua. Após o cadastro, o processo segue o mesmo padrão de qualquer outra empresa.

Para aprender e ver de forma prática, detalhada e em vídeo como emitir uma nota fiscal, você pode se matricular agora no Curso online de Nota Fiscal.

O curso é totalmente online, o que permite que você veja as aulas e o passo a passo quantas vezes você quiser e no seu horário, sempre que precisar.

LEIA MAIS: Como funciona o Curso de Nota Fiscal?

O Curso de Nota Fiscal ainda conta com certificado de conclusão e você paga apenas uma pequena taxa uma única vez. Sem mensalidades e sem qualquer taxa adicional.

Para saber todas as informações e fazer a sua matrícula para começar agora é só CLICAR AQUI.


Artigos relacionados:
A importância da autenticação dos documentos na Contabilidade
O que é DECORE e como emitir?
O que você precisa aprender para se tornar um analista fiscal?