Como fazer escrituração de notas fiscais?

A escrituração fiscal consiste no registro sequencial e específico de todos os eventos relacionados a documentos fiscais ocorridos em uma empresa. É um procedimento obrigatório para todas as empresas que adotam a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e, CT-e, NFC-e).

Os propósitos da escrituração fiscal incluem:

1. Cumprir as obrigações fiscais;
2. Monitorar as transações de compra e venda;
3. Elaborar relatórios gerenciais;
4. Prevenir multas e penalidades.

A ausência de escrituração fiscal ou a realização inadequada desse processo pode acarretar em penalidades significativas.

Na escrituração fiscal, a utilização de códigos específicos é essencial, conforme definido pela legislação tributária. Esses códigos são cruciais para a correta apuração dos impostos.

Para garantir uma escrituração fiscal adequada é necessário estabelecer um processo claro e eficiente de escrituração, capacitar os funcionários para o correto preenchimento dos dados, utilizar software de gestão fiscal para automatizar o processo, realizar auditorias fiscais periódicas para identificar e corrigir eventuais erros.

A escrituração fiscal desempenha um papel vital para todas as empresas brasileiras, sendo mandatória e visando o cumprimento das obrigações fiscais, controle das operações comerciais, elaboração de relatórios gerenciais e prevenção de multas e penalidades.

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Como realizar a escrituração de notas fiscais

A escrituração de nota fiscal é uma parte fundamental da gestão fiscal e contábil de uma empresa. Aqui estão os passos básicos para fazer corretamente a escrituração de uma nota fiscal:

1. Receba a Nota Fiscal
   - Certifique-se de receber a nota fiscal correta do fornecedor. Verifique se ela contém todas as informações necessárias, como data de emissão, dados do emitente, descrição dos produtos ou serviços, valores, impostos, entre outros.

2. Classificação da Nota Fiscal
   - Classifique a nota fiscal de acordo com a natureza da operação. Isso é importante para garantir que os valores sejam alocados nas contas corretas no momento da escrituração.

3. Identificação dos Impostos
   - Identifique os impostos presentes na nota fiscal, como ICMS, IPI, PIS, COFINS, entre outros. Cada imposto deve ser registrado separadamente nas contas apropriadas.

4  Registro no Livro de Entrada ou Saída
   - Dependendo da operação (compra ou venda), registre a nota fiscal no livro apropriado (Livro de Entrada ou Livro de Saída). Anote os valores corretos em cada conta contábil.

5. Apuração de Impostos
   - Calcule e registre os valores dos impostos a serem pagos ou recuperados. Isso inclui a apuração do ICMS, IPI, PIS, COFINS, e outros tributos relacionados à operação.

6. Registro no Sistema Contábil
   - Lance as informações no sistema contábil da empresa. Certifique-se de seguir a estrutura de contas estabelecida no plano de contas.

7. Arquivamento da Nota Fiscal
   - Mantenha uma cópia física ou eletrônica da nota fiscal devidamente arquivada. Isso é crucial para auditorias futuras e para cumprir as obrigações legais.

8. Conciliação Contábil
   - Regularmente, reconcilie as informações contidas nas notas fiscais com os registros contábeis. Isso ajuda a identificar eventuais erros e garantir a precisão das informações.

9. Cumprimento das Obrigações Acessórias
   - Esteja ciente das obrigações acessórias, como o SPED Fiscal, EFD-Contribuições, DCTF, entre outras, e cumpra-as de acordo com os prazos estabelecidos pela legislação fiscal.

10. Controle Interno
    - Estabeleça procedimentos internos para garantir a consistência e precisão na escrituração de notas fiscais. Isso envolve a supervisão adequada, treinamento da equipe e revisões periódicas.

Lembre-se de que as obrigações fiscais podem variar de acordo com a legislação local e o tipo de empresa. É altamente recomendável contar com a orientação de um profissional de contabilidade ou consultor fiscal para garantir conformidade e precisão na escrituração fiscal.

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Entenda a nota fiscal

É crucial compreender e saber interpretar o XML de diferentes documentos fiscais, como a nota fiscal de serviço, o conhecimento de frete e a nota fiscal eletrônica.

Embora esses documentos sejam, atualmente, todos eletrônicos, possuem um formato gráfico e físico que permite a visualização da nota fiscal. Esse formato é conhecido como DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) ou DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico).

É importante distinguir entre o DANFE e o XML:

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é uma representação simplificada (física) da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Não possui valor fiscal, não necessita ser arquivado, mas é utilizado no transporte da mercadoria. Muitas pessoas o confundem com a antiga Nota Fiscal física, que agora é eletrônica e, na verdade, é representada pelo XML.

O XML é o arquivo de registro da NF-e, e esse formato é padrão em todo o Brasil, seguindo as normas fiscais vigentes. Não existe fisicamente, mas é obrigatório seu armazenamento e guarda pelo período legal de 5 anos.

Ao receber o caminhão na sua empresa com a mercadoria e o DANFE, o sistema da empresa deve ter recebido eletronicamente o XML. Muitas vezes, a empresa que aguarda a mercadoria já conferiu eletronicamente o pedido e espera apenas a chegada do caminhão para realizar a conferência física.

Com essas etapas concluídas, a entrada da nota fiscal é efetivada no ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial).

Entenda os itens da nota fiscal

Esta nota apresenta uma situação especial, seja relacionada a uma operação específica ou a um benefício particular. Além disso, há também a consideração das exceções relacionadas aos itens.

Sim, existem itens que se enquadram em situações especiais, o que representa um desafio significativo. Caso a parametrização do seu ERP não esteja atualizada, a identificação dessas operações torna-se complexa.

Destaco que existem várias situações específicas para itens, e aqui vai uma recomendação adicional: mantenha uma planilha com o cadastro de itens devidamente atualizado, incluindo informações legais e comentários pessoais. Isso facilitará a conferência diária.

Setores como autopeças, perfumaria e alimentos exemplificam categorias de itens sujeitas a tributações diversas, tanto em âmbito federal quanto estadual. Para efetuar essa verificação, é essencial possuir o código NCM do produto.

O cadastro de itens da empresa é central para todo o processo. Se um item estiver cadastrado incorretamente, todo o restante seguirá o mesmo caminho, resultando em possíveis pagamentos excessivos de tributos (com a possibilidade de recuperá-los) ou pagamentos insuficientes. Neste último caso, se o recolhimento não for efetuado antes da notificação fiscal, a empresa estará sujeita a pagar juros e multas. Portanto, a precisão no cadastro de itens é fundamental para evitar complicações fiscais futuras.

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Saiba quanto de imposto sua empresa paga

Omissões no lançamento de uma nota no sistema podem acarretar sérias consequências no fluxo de caixa da sua empresa. Ao negligenciar o registro de uma nota fiscal, seja de entrada ou saída, há o risco de efetuar pagamentos excessivos de impostos ou de deixar de se creditar corretamente. Em ambas as situações, a empresa incorre em perdas financeiras.

Para ilustrar esse ponto, destaca-se a importância da apuração de impostos associada a cada nota fiscal, notadamente o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Esse imposto visa tributar qualquer movimentação de mercadorias, com alíquotas definidas por cada estado onde ocorre a transação. Assim, a tributação do ICMS ocorre em cada venda de mercadoria.

Dado o expressivo volume de circulação de mercadorias no Brasil, especialmente quando produtos passam por diversas etapas de venda (do produtor para o atacadista e deste para o varejo), a tributação do ICMS ocorre em cada etapa. Para simplificar esse processo, foi implementada a Substituição Tributária (ST), na qual um único contribuinte realiza a arrecadação de impostos de toda a cadeia comercial em um único momento.

A falta de registro adequado de notas fiscais de entrada e saída, ou uma gestão fiscal desorganizada, pode complicar a empresa. Sem esse controle, a escrituração correta das notas fiscais torna-se inviável, e a empresa corre o risco de perder créditos de ICMS sem estar ciente disso. Portanto, é fundamental manter uma gestão fiscal eficiente para evitar prejuízos desnecessários.