DCTFWeb: prazos e quando enviar

Se você é empresário ou responsável pela área contábil de uma empresa, certamente já ouviu falar sobre a DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos). 

Mas afinal, o que é a DCTFWeb e quando ela deve ser enviada? Quais são os prazos de envio? Neste post, vamos explorar detalhadamente essa declaração e fornecer todas as informações que você precisa para cumprir com essa obrigação fiscal de forma eficiente e dentro do prazo.

LEIA MAIS: O que é DCTFWeb e quem deve entregar?

DCTFWeb: o que é e para o que ela é utilizada?

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) é uma obrigação acessória instituída pela Receita Federal do Brasil (RFB) que substitui a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) para o recolhimento das contribuições previdenciárias.

A DCTFWeb é utilizada para informar à RFB os débitos e créditos tributários referentes às contribuições previdenciárias e destinadas a outras entidades e fundos, como o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e o Sistema S.

Essa declaração é obrigatória para empresas e pessoas físicas que possuam empregados e/ou que efetuem contribuições previdenciárias. Por meio da DCTFWeb, essas entidades informam à Receita Federal os valores devidos e realizam o pagamento desses tributos.

Existem três tipos de DCTFWeb: original, retificadora e exclusão. Abaixo seguem as definições de cada uma delas.

Original: A primeira submissão para um período específico, essa declaração constitui a base para o registro dos tributos e contribuições de uma empresa.

Retificadora: A declaração retificadora é utilizada para corrigir informações de uma DCTFWeb já submetida, sendo aplicada quando ocorrem equívocos ou falta de dados na versão original.

Exclusão: A declaração de exclusão é empregada para anular o envio de uma DCTFWeb realizado anteriormente, sendo crucial para corrigir submissões que não deveriam ter sido feitas.

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Quando enviar e prazo de entrega da DCTFWeb

Os valores de débitos e créditos registrados nas escriturações do e-Social e EFD-Reinf são recebidos e consolidados pela DCTF Web. Nesta plataforma, são estabelecidas as conexões entre esses montantes, culminando na apuração do saldo a ser pago referente às contribuições previdenciárias e de terceiros.

A entrega da DCTFWeb Mensal deve ser realizada mensalmente, até o dia 15 do mês subsequente ao da ocorrência do fato gerador. Se o dia 15 coincidir com feriado ou final de semana, a entrega deve ser adiada para o primeiro dia útil subsequente.

Além da DCTFWeb Mensal, há outras modalidades: a DCTFWeb Anual, que deve ser submetida até o dia 20 de dezembro de cada ano, contendo informações sobre o 13º salário; a DCTFWeb Diária, que deve ser entregue até o 2º dia útil após o fato gerador (como eventos esportivos); e a DCTFWeb Aferição de Obras, que deve ser submetida pelo responsável pela obra de construção civil até o último dia do mês em que ocorrer a aferição da obra através do Sero. Em casos de não ser dia útil, a entrega deve ser antecipada.

Uma mudança na DCTFWeb é que, nos casos em que não houver ocorrência de fato gerador, o contribuinte fica dispensado da obrigação de entrega até que ocorra um novo fato gerador. Portanto, não há mais a necessidade de submeter as tradicionais DCTFWeb sem movimento no início de cada ano.

É importante destacar que a DCTFWeb não engloba mais os valores a serem recolhidos para o FGTS a partir de janeiro de 2024. A partir desse período, os recolhimentos são realizados por meio do novo sistema da Caixa Econômica Federal, denominado FGTS Digital.

Se a empresa não enviar a DCTFWeb dentro do prazo, enfrentará multas. Essas multas são calculadas com base no total de impostos e contribuições reportados, sendo de 2% por mês, limitadas a 20%. Além disso, para cada conjunto de dez dados faltantes ou errados, há uma penalidade de R$ 20,00. A multa mínima é de R$ 200,00 caso não haja fatos geradores e de R$ 500,00 em outros casos. Se a entrega tardia da DCTFWeb for feita antes de qualquer ação fiscal, as multas são reduzidas para 50% se entregue espontaneamente e para 25% se entregue após notificação.