Departamento Pessoal: 40 documentos que o DP e RH precisam guardar

Os registros de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP) constituem elementos vitais no desempenho diário e nas operações dessas áreas, responsáveis por supervisionar a gestão de pessoal em uma organização. A organização e a preservação adequada desses documentos são de extrema importância, motivadas por uma série de fatores cruciais.

Para além do zelo pela confidencialidade das informações que circulam internamente na empresa, a administração dos registros de funcionários atuais e ex-colaboradores assume um papel crucial na proteção da empresa, prevenindo-a contra litígios trabalhistas e eventuais multas.
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Vazamentos de dados

A empresa lida diariamente com dados próprios, bem como informações relativas a seus funcionários, clientes e fornecedores, que demandam restrição de acesso. Isso se torna ainda mais crucial em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que impõe regulamentos mais rigorosos.

A negligência na proteção de informações confidenciais pode acarretar sérias implicações, incluindo questões legais e penalidades para a empresa. Portanto, é fundamental exercer controle e atenção rigorosa sobre todos os dados, arquivos e documentos que circulam na organização.

Ao reconhecer a importância da gestão de documentos para os setores de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP), as vantagens se tornam evidentes, especialmente quando se faz uso de soluções tecnológicas, como o armazenamento em nuvem. Alguns dos benefícios incluem:
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1. Eficiência Temporal: A organização precisa, possibilitada por tecnologia, permite a localização precisa de cada tipo de documento, proporcionando acesso ágil e integrado a cada arquivo.
2. Economia de Espaço Físico: A digitalização de documentos físicos, viabilizada pela tecnologia, elimina a necessidade de espaço físico para armazenamento.
3. Segurança e Confidencialidade: A tecnologia oferece sistemas que controlam o acesso a documentos, garantindo maior sigilo.
4. Proteção de Dados na Nuvem: Sistemas de armazenamento em nuvem incluem medidas para proteger arquivos contra exclusões acidentais ou fornecem cópias de segurança, evitando a perda de documentos e contratos cruciais.
5. Aumento de Agilidade e Produtividade: Documentos organizados e de fácil acesso otimizam as tarefas, eliminando o desperdício de tempo na busca por informações.
6. Assinatura Eletrônica: A possibilidade de assinar documentos digitalmente simplifica a conclusão de negócios à distância, por meio da assinatura eletrônica.

Documentos sem prazo para guarda

• Contratos de Trabalho
• Livro de atas – CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes;
• Livro de Inspeção do Trabalho
• Fichas e Registros de Funcionários
• Comprovante de entrega do formulário Declaração de Instalação
• Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual
• Livro Diário e Livro Razão

Documentos que devem ser guardados por mais de 10 anos

• Folha de CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
• Comprovante de Guias da Previdência Social;
• Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS
• PIS e DARF
• Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias
• FINSOCIAL
• Folhas de Pagamentos
• GPS – Guia da Previdência Social
• Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias
• PASEP e DARF
• Relação Anual de Informações Sociais
• Comprovante de Pagamento de Salário
• Comprovante de Pagamento de Férias
• Comprovante de Pagamento de 13°
• Salário-Educação
• Salário-Família

Documentos que devem ser guardados por pelo menos 5 anos

• Acordo de Compensação de Horas e banco de Horas
• Acordo de Prorrogação de Horas e Horas Extras
• Carta de Pedido de Demissão
• COFINS e DARF
• Aviso-Prévio
• Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical
• Folha de Ponto Digital
• Folha de Ponto Manual
• SESMT (Mapa de Avaliação dos acidentes de trabalho)
• Comprovante de Vale-transporte
• Comunicado de Dispensa – Seguro Desemprego
• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

Documentos que devem ser guardados por pelo menos 3 anos

• CAGED
• Formulário com o Resumo Estatístico de cada ano
• Ficha de Acidente de Trabalho

Documentos com prazo de validade

• Livro “Registro de Segurança” – validade referente ao tempo de existência do equipamento em questão)
• Atestado de Saúde Ocupacional – validade equivalente ao tempo de afastamento ou atestado.

Documentos de Admissão e Demissão

Agora, vamos listar abaixo alguns documentos tradicionais que você provavelmente vai precisar lidar com frequência atuando na área de departamento pessoal. Este documentos precisam ser entregues pelo empregado durante o processo de admissão e demissão.

No processo de admissão e demissão de funcionários, diversos documentos devem ser entregues ao departamento pessoal para garantir o cumprimento das obrigações legais e a devida documentação dos eventos. Aqui estão os documentos típicos para cada situação:

Documentos para Admissão:

1. Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): O empregador deve registrar o novo funcionário na CTPS, fornecendo informações sobre o contrato de trabalho.
2. CPF e RG (ou outro documento de identificação oficial com foto): Para fins de identificação e registro.
3. Título de Eleitor: Opcional, mas pode ser necessário para fins de registro e votação.
4. Certificado de Reservista: No caso de funcionários do sexo masculino que tenham idade para o serviço militar obrigatório.
5. Comprovante de Residência: Pode ser exigido para fins de registro e comunicações oficiais.
6. PIS/PASEP/NIT: O número de inscrição no Programa de Integração Social (PIS), Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP) ou Número de Identificação do Trabalhador (NIT) é necessário para o registro e benefícios sociais.
7. Certidão de Casamento ou Nascimento: Para inclusão de dependentes em benefícios como plano de saúde.
8. Declaração de Dependentes para Imposto de Renda: Se o funcionário desejar incluir dependentes em sua declaração de imposto de renda.
9. Exames Médicos Admissionais: Resultados de exames médicos admissionais, se aplicável.
10. Documentos Específicos da Empresa: Qualquer documento ou formulário específico da empresa, como contratos, acordos, políticas internas, entre outros.

Documentos para Demissão:

1. Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): Deve ser atualizada com a data de saída e informações sobre a rescisão.
2. Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT): Documento que formaliza a demissão e inclui detalhes sobre verbas rescisórias, como aviso prévio, férias proporcionais, 13º salário, etc.
3. Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF): Utilizada para o pagamento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) ao trabalhador.
4. Exame Médico Demissional: Resultado do exame médico demissional, se exigido pela empresa ou legislação.
5. Comprovante de Pagamento das Verbas Rescisórias: Comprovantes de pagamento das verbas rescisórias, como o recibo de quitação.
6. Comunicação de Dispensa (CD): Para fins de comunicação ao Ministério do Trabalho sobre a demissão.
7. Chave de Conectividade Social: Documento necessário para efetuar o saque do FGTS.
8. Documentos Específicos da Empresa: Qualquer documento ou formulário específico da empresa relacionado à demissão.

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Lembre-se de que a documentação específica pode variar dependendo da legislação trabalhista local e das políticas da empresa. Portanto, é sempre recomendável consultar o departamento de RH ou jurídico da empresa para garantir que todos os procedimentos legais sejam seguidos.