CAGED: o que é e como funciona?

Quem atua na área de Recursos Humanos certamente já teve contato com o CAGED, um sistema que abriga informações cruciais sobre os colaboradores.

Desenvolvido pelo Governo Federal com o propósito de monitorar e fiscalizar todos os procedimentos relacionados aos profissionais contratados sob o regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), o CAGED desempenha um papel essencial na prestação de auxílio aos desempregados. Se você tem dúvidas sobre o que representa o CAGED, sua relevância nas relações de direitos trabalhistas, sua atualidade e utilidade, e se é necessário enviá-lo, este artigo foi elaborado especialmente para você.

Aqui, abordaremos o significado do CAGED e como as empresas devem fornecer as informações dos colaboradores ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

O que é o CAGED?

O CAGED é uma sigla que se refere ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, um sistema de registro e controle de trabalhadores no Brasil. Esse sistema foi criado pelo Ministério do Trabalho e Emprego (atualmente Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia) e tem o objetivo de acompanhar as movimentações no mercado de trabalho formal.

O CAGED é utilizado para monitorar a admissão e demissão de empregados com carteira assinada, registrando informações como nome do trabalhador, data de admissão, data de demissão, salário, entre outros dados relevantes. Empregadores são obrigados a fornecer essas informações ao sistema, o que permite ao governo acompanhar as variações no emprego formal, identificar tendências no mercado de trabalho e planejar políticas públicas voltadas para o emprego.

Os dados do CAGED são utilizados para a elaboração de estatísticas e indicadores relacionados ao mercado de trabalho, fornecendo informações valiosas para análises econômicas e sociais. Vale ressaltar que em 2020, houve a substituição do CAGED pelo eSocial como parte do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), que tem como objetivo simplificar o envio de informações pelos empregadores ao governo.

Com base na Portaria n° 1.127, de 14 de outubro de 2019, a partir da competência de janeiro de 2020, a submissão do CAGED passa a ser realizada por meio do eSocial.

Para empresas que ainda não estão integradas ao eSocial, abordaremos outras formas de envio posteriormente. Antes disso, é fundamental compreender as regras relativas ao repasse das informações ao governo, aplicáveis a todos os casos:

1. Data de admissão de um novo funcionário e CPF do trabalhador: até o dia imediatamente anterior ao início efetivo do contratado na empresa;
2. Valor do salário estabelecido em contrato: até o dia 15 do mês subsequente à admissão.
3. Data e razão para a demissão de funcionários: até o 10° dia, contado a partir da data do término do vínculo trabalhista, nas hipóteses previstas nos incisos I, I-A, II, IX e X do art. 20 da Lei nº 8.036, de 11 de maio de 1990, ou até o dia 15 do mês subsequente à demissão nos demais casos;
4. Último salário do trabalhador: até o dia 15 do mês subsequente ao que ocorrer a alteração salarial;
5. Transferência de entrada e transferência de saída: até o dia 15 do mês seguinte ao que a movimentação ocorrer;
6. Reintegração de funcionário: até o dia 15 do mês seguinte àquele em que a reintegração ocorrer.

Dessa forma, observamos a existência de dois prazos: o diário e o mensal.

O CAGED diário, apesar do que o termo possa sugerir, não se refere a um conjunto de informações que a empresa precise enviar diariamente ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Em vez disso, trata-se de um envio que deve ser realizado até um dia antes do início efetivo de um novo funcionário na empresa. Por sua vez, o CAGED mensal é uma submissão que só deve ocorrer quando houver admissão, demissão, transferência ou reintegração na empresa, respeitando o prazo, na maioria das vezes, até o dia 15 do mês seguinte, como mencionado anteriormente.

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Quem deve ser declarado no CAGED?

O CAGED exige a declaração de diversos tipos de trabalhadores, incluindo aqueles contratados por empregadores pela CLT, trabalhadores rurais, e aprendizes. No entanto, alguns grupos, como servidores públicos, trabalhadores avulsos, diretores sem vínculo empregatício, entre outros, não necessitam ser declarados devido à natureza de sua contratação, conforme determinações legais.

Abaixo estão os servidores que não devem ser declarados no CAGED:

• servidor público com vínculo direto ou indireto com as esferas federal, estadual ou municipal;
• trabalhador avulso, que presta serviço sem vínculo empregatício;
• diretores que não possuem vínculo empregatício, ou seja, relação em que não é feito o recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço;
• dirigentes sindicais;
• trabalhador autônomo;
• trabalhador eventual;
• servidor ocupante de cargo eletivo, quando não optam pelo pagamento de vencimentos por parte do órgão de origem;
• estagiários;
• trabalhador doméstico;
• cooperados;
• pessoa contratada por tempo determinado para atender a uma demanda temporária de excepcional interesse público, nos termos da Lei nº 8.745/1993.

Como transmitir ou enviar o CAGED?

Conforme mencionado anteriormente, as empresas efetuam a transmissão do CAGED por meio do eSocial. No entanto, algumas empresas têm a obrigação de utilizar esse sistema, e, nesse caso, devem fazê-lo por meio do Portal CAGED ou de aplicativos disponíveis no site do Ministério do Trabalho.

Para isso, é necessário gerar um arquivo contendo as informações essenciais sobre os trabalhadores. Após o envio, a empresa pode consultar o extrato a partir do dia 20 de cada mês.

Da mesma forma que a transmissão, o extrato está disponível no Portal CAGED. Basta acessar a opção "Extrato CAGED" no menu esquerdo da tela e preencher com as informações solicitadas.

Quais informações incluir no CAGED? As principais informações que devem constar no CAGED são:

1. Identificação da empresa: CNPJ, CNAE, endereço, entre outros;
2. Identificação do funcionário: nome, PIS, número da carteira de trabalho, data de nascimento, CPF, grau de escolaridade, CEP da residência e outros;
3. Tipo de movimentação: se o funcionário está sendo admitido, demitido ou transferido.

Quais são as consequências de não enviar o CAGED? Como o documento faz parte da legislação trabalhista, a empresa que não o entregar ou atrasar sua entrega poderá estar sujeita a multas. Essa penalidade corresponde a 1/3 do salário mínimo regional por empregado.

Se a empresa comunicar o atraso dentro de 30 ou 60 dias, a multa é reduzida para 1/9 e 1/6 do salário mínimo, respectivamente.

Portanto, é crucial que o setor de Recursos Humanos se organize para enviar o documento até o dia 7 de cada mês, evitando prejuízos financeiros.