Auxiliar Administrativo: como auxiliar e trabalhar no financeiro?

O auxiliar administrativo desempenha diversas funções essenciais para o funcionamento eficaz de uma empresa, variando conforme a organização e setor. Suas atividades incluem atendimento ao cliente, arquivamento, controle de correspondência, gestão de estoque, preenchimento de documentos, suporte a reuniões, entrada de dados, organização de eventos, suporte administrativo geral, compras e cotações, e gestão de agenda.

As responsabilidades podem variar de acordo com o porte da empresa, e o auxiliar administrativo também pode estar envolvido em tarefas relacionadas à automação e sistemas de gestão empresarial, conforme a evolução tecnológica.

Porém, uma das responsabilidades mais solicitadas de um auxiliar administrativo é o apoio ao departamento financeiro de uma empresa. É muito comum que os auxiliares de administração trabalhem em conjunto com a área financeira ou até mesmo totalmente integrados a este setor.

Neste artigo vamos falar sobre como um auxiliar administrativo pode atuar dentro da área financeira de uma empresa e quais são as habilidades e rotinas que ele precisa dominar para se sair bem neste trabalho.

LEIA MAIS: Qual a função do auxiliar administrativo e o que ele faz?

Auxiliar Administrativo Financeiro

O setor financeiro desempenha um papel crucial como uma das principais áreas estratégicas dentro de uma empresa. Além de gerenciar e organizar os recursos financeiros, ele orienta as estratégias para alcançar os objetivos empresariais.

A estrutura desse setor varia de acordo com fatores como o porte da empresa, suas atividades e a quantidade de transações financeiras, incluindo contas a pagar e a receber. Uma planilha de contas a pagar gratuita pode ser uma ferramenta útil nesse processo.

Um em cada quatro negócios encerra suas atividades antes de completar dois anos no mercado, sendo a má gestão financeira, inadimplência, falta de lucratividade e problemas de fluxo de caixa as principais razões. Estes dados do Sebrae revelam a importante de uma boa atuação das empresas em suas finanças e da competência dos profissionais que fazem este trabalho.

Independentemente do tamanho da empresa, há fluxos diários de atividades financeiras. No entanto, organizações que almejam o sucesso começam a estabelecer rotinas e práticas de gestão para melhorar seus resultados.

O papel do auxiliar administrativo financeiro é integrado à rotina operacional de uma instituição, sendo responsável por tarefas cruciais para garantir o funcionamento seguro do setor financeiro. Entre as principais atividades desempenhadas, destacam-se:

Um dos papéis do profissional de auxiliar administrativo na área financeira é a manutenção atualizada de registros e documentos. Ele realiza o registro de entradas e saídas de recursos, encaminhamento de e-mails e orientações para setores que se comunicam com a área financeira. Além disso, a conferência, arquivamento e organização de documentos são essenciais.

O auxiliar administrativo financeiro realiza também o monitoramento de planilhas, inserção e exclusão de dados, análises, desenvolvimento de gráficos quantitativos e qualitativos, além do cálculo de valores em planilhas financeiras.

Acompanhamento de processos é uma das tarefas que o auxiliar administrativo executa dentro da área financeira. Isso inclui a verificação periódica de prazos para lançamento de notas fiscais e acompanhamento da elaboração de contratos, incluindo a revisão de documentos.

O auxiliar administrativo financeiro desempenha um papel crucial ao assessorar o departamento em negociações bancárias, lançamentos nos sistemas de controle financeiro e na contratação e acompanhamento de serviços externos, como pagamentos de contas e salários. Essas atividades possibilitam uma compreensão mais precisa da saúde financeira da empresa, permitindo ajustes ou cortes necessários. Além disso, as análises feitas por meio de planilhas possibilitam identificar áreas que demandam investimentos para aprimorar as atividades rotineiras corporativas, contribuindo para resultados positivos e o crescimento da instituição.

Como se tornar um auxiliar administrativo para atuar na área financeira?

Para se tornar um auxiliar administrativo na área financeira, é importante seguir algumas etapas e adquirir as habilidades necessárias. Por exemplo, obtenha uma educação básica e tenha pelo menos o ensino médio completo. Considere cursos técnicos; algumas instituições oferecem cursos técnicos em administração ou finanças que podem ser úteis para adquirir conhecimentos específicos. Você pode se qualificar com o curso online de Auxiliar Administrativo clicando aqui.

Familiarize-se com conceitos financeiros básicos, como contas a pagar, contas a receber, elaboração de relatórios financeiros e fluxo de caixa. Entenda os princípios contábeis básicos.

Busque estágios em empresas que ofereçam exposição à área financeira ou administração. Participe de atividades voluntárias pode proporcionar experiência prática e mostrar seu interesse na área.

Habilidades técnicas, como competências matemáticas, conhecimento em economia e finanças, e proficiência em informática e Excel, são essenciais. A formação acadêmica em áreas relacionadas e cursos específicos podem aprimorar essas habilidades.

Além disso, habilidades comportamentais são fundamentais, incluindo organização para lidar com tarefas e processos complexos, e boa comunicação para interagir com colegas e liderança do departamento de finanças. Ética e responsabilidade também são características importantes para garantir a precisão e confiabilidade das informações financeiras.

Lembre-se de que a dedicação, a vontade de aprender e a demonstração de habilidades práticas são cruciais para o sucesso na área administrativa financeira. Comece explorando oportunidades de estágio ou posições de assistente para ganhar experiência prática e construir sua carreira na área.