Como fazer uma planilha de contas a pagar e contas a receber?

​Dentro da área financeira de uma empresa, as expressões "contas a pagar" e "contas a receber" se referem a diferentes aspectos do gerenciamento financeiro. Ambas são muito importantes para o controle e a administração financeira de um negócio, algo que é vital para que toda organização possa continuar saudável e operando.

Ter uma planilha que auxilia na gestão das contas a pagar e das contas a receber permite mais assertividade no trabalho do profissional de finanças e mais agilidade. Neste artigo, vamos te mostrar como criar uma planilha de contas a pagar e contas a receber. Mas antes, vamos analisar em detalhes o que significa "contas a pagar" e "contas a receber".

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O que é contas a pagar?

As contas a pagar representam os compromissos financeiros que uma empresa possui com fornecedores, prestadores de serviços, funcionários, impostos, entre outros. São todas as obrigações financeiras que a empresa precisa saldar em um determinado período de tempo. Essas contas podem incluir o pagamento de faturas de fornecedores, aluguel, salários e benefícios dos funcionários, impostos, empréstimos, entre outros.
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O controle adequado das contas a pagar é fundamental para garantir que a empresa cumpra seus compromissos financeiros dentro dos prazos estabelecidos, evitando atrasos nos pagamentos, multas, juros e danos à reputação. Para gerenciar as contas a pagar, as empresas costumam utilizar sistemas ou softwares financeiros que auxiliam no registro, monitoramento e programação dos pagamentos.

O que é contas a receber?

As contas a receber representam os valores que a empresa tem direito a receber de seus clientes, devedores ou outras partes. Essas contas incluem as vendas a prazo, serviços prestados, empréstimos concedidos e outras formas de crédito estendido pela empresa. Elas são consideradas como ativos, pois representam o valor que será convertido em dinheiro no futuro.
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O controle eficiente das contas a receber é importante para garantir que a empresa receba o valor devido no prazo estipulado. Isso envolve a emissão de faturas ou boletos para os clientes, o acompanhamento dos pagamentos em atraso, a realização de cobranças quando necessário e o registro correto das receitas. O uso de sistemas de gestão financeira também é comum para auxiliar na administração das contas a receber.

Gerenciar adequadamente tanto as contas a pagar quanto as contas a receber é essencial para manter a saúde financeira da empresa, garantindo que os pagamentos sejam feitos dentro do prazo e que os recebimentos sejam realizados de forma eficiente, contribuindo para o equilíbrio financeiro e o crescimento do negócio.

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Como criar uma planilha de contas a pagar e contas a receber?

Como já afirmamos no início deste artigo, ter uma planilha para o controle das contas que irão ser pagas e irão ser recebidas pela empresa permite ter mais agilidade e assertividade no controle financeiro.

Abaixo você pode acompanhar um passo a passo completo de como criar uma planilha de contas a pagar e receber. O passo a passo abaixo é realizado usando o Excel, mas você pode utilizar outro software de planilhas para isso.

1. Abra o Microsoft Excel ou outro software de planilha que preferir.
2. Crie uma nova planilha e nomeie as colunas da seguinte maneira:
   • Contas a Pagar: Fornecedor, Descrição, Data de Vencimento, Valor devido, Status de Pagamento.
   • Contas a Receber: Cliente, Descrição, Data de Vencimento, Valor a Receber, Status de Pagamento.
3. Na primeira linha abaixo dos títulos das colunas, você pode adicionar filtros para facilitar a busca e classificação dos dados. Selecione a linha com os títulos e acesse a opção de filtragem disponível no seu software de planilha.
4. A partir da segunda linha, você pode começar a preencher as informações das contas a pagar e a receber.
5. Para as contas a pagar, insira os dados em cada coluna conforme a respectiva conta. Por exemplo, na coluna "Fornecedor", você pode digitar o nome do fornecedor relacionado à conta. Na coluna "Data de Vencimento", insira a data em que a conta deve ser paga. Na coluna "Valor devido", coloque o valor a ser pago e, na coluna "Status de Pagamento", você pode adicionar um marcador para indicar se a conta foi paga ou está em atraso.
6. Para as contas a receber, siga um procedimento semelhante. Preencha as informações relevantes para cada coluna, como nome do cliente, descrição da transação, data de vencimento, valor a receber e status de pagamento.
7. Ao preencher as informações, você pode utilizar fórmulas para realizar cálculos automaticamente. Por exemplo, você pode somar os valores das contas a pagar ou a receber usando a função "SOMA".
8. Continue preenchendo a planilha conforme novas contas a pagar ou a receber surgirem. Mantenha-a atualizada regularmente para ter um controle preciso das obrigações financeiras.
9. Utilize recursos de formatação, como formatação condicional, para destacar automaticamente contas atrasadas, vencidas ou em aberto.
10. Salve a planilha regularmente em um local adequado e faça cópias de backup para evitar a perda de dados.

Lembre-se de adaptar a planilha às necessidades específicas da sua empresa, incluindo outras colunas ou informações relevantes para o seu negócio.

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