Ultrapassou o limite do Simples Nacional? Veja como emitir as notas fiscais

Ultrapassar o sublimite do Simples Nacional não tira a empresa imediatamente do regime, mas muda completamente a forma de tratar ICMS e ISS – inclusive na emissão das notas fiscais eletrônicas de produto (NF‑e) e de serviço (NFS‑e). A partir desse ponto, a ME ou EPP continua no Simples para tributos federais, mas passa a se comportar como “regime normal” para ICMS e ISS, com destaque de imposto em nota, novos códigos e, em alguns casos, efeitos retroativos.

Abaixo estão os limites e sublimite atualizados:

• Para 2025 e 2026, o limite geral do Simples Nacional continua em receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões.
• Para fins de ICMS e ISS dentro do DAS, foi mantido o sublimite de R$ 3,6 milhões de receita bruta anual, adotado por todos os estados e DF para 2026 pela Portaria CGSN nº 54/2025.
• Ao ultrapassar o sublimite, a empresa permanece optante pelo Simples, mas ICMS e ISS deixam de ser recolhidos no DAS e passam para o regime normal estadual/municipal.

O que muda ao ultrapassar o sublimite

Quando a receita bruta anual supera o sublimite de R$ 3,6 milhões, a empresa:

• Deixa de recolher ICMS e ISS dentro do Simples, passando a apurá‑los em guia própria, conforme regras do estado e do município (regime normal, como se estivesse no Lucro Presumido ou Real para esses impostos).
• Mantém no DAS apenas os tributos federais (IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, CPP e, se for o caso, IPI), até que atinja o limite de R$ 4,8 milhões e seja obrigada a sair do regime.

Além disso, o próprio PGDAS‑D identifica o estouro de sublimite e passa a indicar que ICMS e ISS não serão mais recolhidos via DAS, sem necessidade de ajuste manual do contribuinte nessa aplicação.

Quando a mudança passa a valer

O efeito da ultrapassagem do sublimite depende de quanto a receita passou do limite:

• Ultrapassou em até 20% (até R$ 4,32 milhões no ano)
  • ICMS e ISS passam a ser recolhidos “por fora” apenas a partir de 1º de janeiro do ano‑calendário seguinte.
  • Até 31 de dezembro, as notas continuam sem destaque de ICMS/ISS típico de regime normal; a mudança de configuração vale a partir do novo ano.
• Ultrapassou em mais de 20% (acima de R$ 4,32 milhões)
  • A saída de ICMS e ISS do Simples tem efeitos a partir do mês seguinte ao da ultrapassagem, exigindo recolhimento “por fora” ainda no mesmo ano.
  • Em muitos casos será necessário revisar notas fiscais emitidas após o excesso, com ajustes complementares de ICMS/ISS e eventual regularização retroativa, conforme regras do estado/município.

Ao ultrapassar o sublimite, a lógica passa a ser:

• Para mercadorias (NF‑e): empresa continua com CRT = 1 (Simples Nacional) no cadastro, mas, para ICMS/IPI, aplica regras de regime normal (com destaque de imposto, CST, base de cálculo, alíquota e valor).
• Para serviços (NFS‑e): sistema municipal passa a tratar o ISS fora da sistemática unificada, exigindo base de cálculo, alíquota e valor do imposto destacados na própria nota ou sujeitos à retenção na fonte.

Em muitos estados, a Sefaz demora alguns dias para atualizar o enquadramento, de forma que o contribuinte pode, por um período, ainda aparecer como “Simples” sem possibilidade de destacar ICMS em NF‑e; nesse caso, emite‑se a nota como o sistema permite e depois se fazem notas complementares ou ajustes, conforme orientação da Sefaz local.

Passo a passo – preparação antes de emitir

1. Confirmar o estouro de sublimite e o momento de efeito
   • Verificar no PGDAS‑D a mensagem de ultrapassagem de sublimite e a data a partir da qual ICMS e ISS deixam de ser recolhidos no DAS.
   • Conferir a receita acumulada mês a mês para identificar se o excesso foi de até 20% ou superior a 20%, pelo que definirá se a mudança vale do próximo ano ou já a partir do mês seguinte.
2. Checar a regulamentação estadual e municipal
   • No estado: consultar legislação e orientações da Sefaz sobre contribuintes do Simples que passaram ao regime normal para ICMS (cadastro, códigos, obrigações acessórias).
   • No município: verificar como a NFS‑e trata empresas do Simples com ISS fora do regime unificado (configuração de alíquota, opção “ISS por fora”, regras de retenção).
3. Reconfigurar o sistema emissor/faturamento
   • Em sistemas comerciais e ERPs, ativar o uso de CST (ICMS/IPI) em vez de CSOSN para operações tributadas, liberando o campo de destaque de ICMS/IPI.
   • Atualizar cadastros de produtos, serviços e clientes com CFOP, alíquotas e regras de substituição tributária ou de retenção aplicáveis, conforme o novo enquadramento.
4. Atualizar o cadastro fiscal na Sefaz e na prefeitura
   • Na Sefaz, confirmar se houve alteração de regime do estabelecimento para fins de ICMS (ainda Simples na parte federal, mas com apuração normal do imposto).
   • Na prefeitura, conferir o status da empresa no cadastro de ISS, atualizando enquadramento, códigos de serviços e alíquotas, quando exigido.
5. Revisar planejamento tributário e fluxo de caixa
   • Simular o impacto do ICMS/ISS “por fora” na formação de preço, margem e carga efetiva, considerando possibilidade de crédito de ICMS na cadeia.
     
   • Reprogramar o calendário de pagamentos já que ICMS e ISS passarão a ter vencimentos próprios (GIA, DIME, DCTFWeb/obrigação municipal, etc.), além do DAS.

Passo a passo – emissão da NF‑e (mercadorias)

Este passo a passo é voltado à nota fiscal eletrônica de circulação de mercadorias (NF‑e) após o estouro do sublimite.

1. Definir o CFOP adequado
   • Utilizar CFOP compatível com operações de contribuinte normal de ICMS (vendas internas, interestaduais, devoluções, bonificações, etc.), observando se há substituição tributária, redução de base ou isenção.
   • Manter coerência entre CFOP, CST, situação do cliente (contribuinte ou não) e destino da mercadoria (mesmo estado, outro estado, consumidor final).
2. Trocar CSOSN por CST de ICMS
   • Nas operações tributadas, substituir os códigos CSOSN próprios do Simples pelos CST de regime normal (por exemplo, 00, 20, 40, 41, 60, conforme a situação).
   • O CST passa a indicar se a operação é tributada integralmente, com redução de base, isenta, não tributada ou sujeita a substituição tributária.
3. Calcular base de cálculo e alíquota de ICMS
   • Determinar a base de cálculo do ICMS (valor da operação, frete, seguros, descontos, conforme lei estadual) e aplicar a alíquota interna ou interestadual prevista na legislação.
   • Informar, nos campos próprios da NF‑e, a base de cálculo, a alíquota e o valor do ICMS, inclusive eventual FCP (Fundo de Combate à Pobreza), quando aplicável.
4. Tratar IPI quando devido
   • Para produtos sujeitos a IPI (em geral, indústria ou equiparados), adotar também CST de IPI e destacar base, alíquota e valor do imposto, conforme tabelas federais.
   • Lembrar que o IPI continua compondo o DAS enquanto o limite global de R$ 4,8 milhões não for ultrapassado, mas o destaque na NF‑e passa a seguir a sistemática normal.
5. Verificar ICMS ST, diferencial de alíquota e outras peculiaridades
   • Avaliar se a operação está sujeita à substituição tributária (ICMS‑ST) e, se for o caso, calcular base, MVA, alíquota e valor retido, indicando o responsável pelo recolhimento.
   • Em vendas interestaduais para consumidor final, checar regras de diferencial de alíquota, observando ajustes vigentes em função da reforma tributária do consumo e de atos Cotepe/NF‑e com datas de produção já definidas para 2026.
6. Gerar, validar e transmitir a NF‑e
   • Com os dados de produtos, CFOP, CST, base e impostos preenchidos, gerar o XML de NF‑e e transmitir à Sefaz autorizadora.
     
   • Conferir a autorização, DANFE e os totais da nota, garantindo que os valores de ICMS, IPI e demais tributos estejam consistentes com a apuração fiscal.

Passo a passo – emissão da NFS‑e (serviços)

No ISS, a lógica é municipal, mas alguns pontos são comuns entre prefeituras.

1. Revisar cadastro e código de serviço
   • Atualizar o cadastro no sistema de NFS‑e para refletir o enquadramento com ISS fora do Simples, quando houver essa opção, ou classificar adequadamente o tipo de contribuinte.
   • Conferir o código de serviço (lista LC 116/2003 e lei municipal) e a alíquota correspondente, pois, fora do Simples, a alíquota passa a ser a do município, e não a alíquota unificada do anexo do Simples.
2. Definir se o ISS será devido no prestador ou no tomador
   • Verificar as hipóteses de ISS retido na fonte (órgãos públicos, grandes empresas, construção civil, determinados serviços profissionais), conforme legislação local.
   • Se houver retenção, a NFS‑e deve indicar a base de cálculo, a alíquota e o valor retido, informando os dados do tomador responsável pelo recolhimento.
3. Preencher base de cálculo e alíquota de ISS
   • Informar o valor dos serviços, deduções permitidas (se houver) e calcular a base de ISS conforme normas municipais.
   • Aplicar a alíquota própria do município (por exemplo, 2%, 3%, 5%), destacando o valor do imposto na nota ou sinalizando que ele será retido.
4. Emitir a NFS‑e e integrar ao financeiro
   • Gerar a NFS‑e no portal da prefeitura ou via integração, conferindo campos de ISS, retenções federais (INSS, IRRF, PIS/Cofins/CSLL, se aplicável) e anexos exigidos.
     
   • Integrar as informações ao contas a receber e às apurações de ISS, alinhando vencimentos e guias com o novo fluxo de obrigações.

Situações de transição e ajustes de notas

Durante o período em que a Sefaz ou a prefeitura ainda não processou o estouro de sublimite, é comum surgirem inconsistências entre o regime cadastrado e o regime efetivo. Nesses casos:
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• A orientação predominante é emitir a nota no regime que constar no sistema naquele momento e, após a atualização do cadastro, providenciar notas complementares ou declarações para ajustar os impostos ao regime normal.
• Cada estado e município pode ter procedimento próprio (ajuste em apuração, NF‑e complementar, declaração retificadora), razão pela qual o acompanhamento técnico da contabilidade é essencial.

Boas práticas e cuidados extras

• Revisão de cadastros e parametrizações: uma revisão detalhada de CFOP, CST, regras de ICMS/IPI, códigos de serviço e alíquotas de ISS reduz drasticamente o risco de autuações.
• Monitoramento constante da receita bruta: acompanhar o faturamento mensal e anual evita surpresas e permite planejar a saída do sublimite com antecedência, avaliando, inclusive, eventual migração futura para Lucro Presumido ou Real.
• Acompanhamento profissional: trabalhar em conjunto com o contador/consultor tributário para validar parametrizações, revisar amostras de notas e ajustar o planejamento tributário após o crescimento da empresa.

Seguindo esse roteiro, a empresa mantém o benefício do Simples para tributos federais enquanto pode, sem correr o risco de recolher ICMS e ISS de forma equivocada nem de emitir notas fiscais em desacordo com o novo enquadramento.