DEFIS 2026: o que é e o que deve conter na declaração?

O calendário fiscal já está correndo, e março chegou trazendo consigo uma das obrigações mais importantes para quem tem empresa no Simples Nacional: a entrega da DEFIS 2026. Com prazo encerrando em 31 de março, a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais exige atenção especial neste ano, pois passou a contar com novas penalidades que podem pesar no bolso de quem perder o prazo ou entregar com erros. Se você tem uma Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP) optante pelo Simples Nacional, este artigo é para você — entenda o que é a DEFIS, o que deve ser declarado e como se organizar para não cair em armadilhas fiscais em 2026.

O que é a DEFIS e quem é obrigado a entregar?

A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) foi criada para substituir a antiga Declaração Anual do Simples Nacional (DASN) e tem como objetivo comunicar à Receita Federal os dados econômicos, patrimoniais e fiscais das empresas optantes pelo Simples Nacional referentes ao ano-calendário anterior. Em 2026, portanto, as empresas prestam contas sobre o que aconteceu em 2025. São obrigadas a entregar a DEFIS todas as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) enquadradas no Simples Nacional — com exceção dos Microempreendedores Individuais (MEI), que possuem declaração própria, a DASN-SIMEI.

A transmissão da DEFIS 2026 é feita exclusivamente pela internet, por meio do sistema PGDAS-D, disponível no Portal do Simples Nacional da Receita Federal. Para acessar o sistema, a empresa deve utilizar certificado digital, código de acesso ou procuração eletrônica. Vale ressaltar que a DEFIS não envolve pagamento direto de tributos, mas funciona como um instrumento poderoso de fiscalização indireta: as informações declaradas são cruzadas automaticamente com notas fiscais eletrônicas, dados bancários, outras obrigações acessórias e até informações de empregos e previdência — tornando a precisão dos dados essencial.
​
As informações exigidas na DEFIS 2026 abrangem a realidade econômica completa do negócio. Entre os principais dados que devem ser informados estão: o lucro contábil apurado (quando houver escrituração contábil e lucro acima do limite previsto na Resolução CGSN nº 140/2018), a identificação e os rendimentos dos sócios, as receitas provenientes de exportação (direta ou via comercial exportadora), os ganhos de capital, o total de ganhos líquidos em operações de renda variável, a quantidade de empregados no início e no fim do período declarado e eventuais doações a campanhas eleitorais. A coerência entre os dados informados na DEFIS e os valores já lançados mensalmente no PGDAS-D é fundamental: inconsistências podem acionar alertas automáticos e colocar a empresa na malha fina.

Penalidades por atraso ou erros: o que mudou em 2026

Um dos aspectos mais importantes desta edição da DEFIS é a entrada em vigor de novas penalidades para quem entregar a declaração fora do prazo ou com informações incorretas. Até recentemente, o atraso na entrega não gerava multa direta — mas bloqueava a geração dos DAS mensais no sistema PGDAS-D, criando um efeito cascata de inadimplência tributária. Agora, com a publicação da Resolução CGSN nº 183/2025, em vigor desde 13 de outubro de 2025, o cenário ficou mais rigoroso.

A nova regulamentação estabelece duas faixas de penalidade. Para quem não apresentar a declaração ou entregá-la em atraso, a multa é de 2% ao mês-calendário ou fração, calculada sobre o montante dos tributos informados na DEFIS — ainda que já tenham sido integralmente pagos —, com limite máximo de 20% e multa mínima de R$ 200,00. Já para empresas que entregarem a declaração com omissões ou informações incorretas, a penalidade é de R$ 100,00 por grupo de 10 informações incorretas ou omitidas. Ambas as multas têm caráter automático e objetivo, ou seja, não dependem de julgamento subjetivo do Fisco para serem aplicadas.
​
Além das multas financeiras, a ausência da DEFIS 2026 traz consequências operacionais graves. A não entrega impede a obtenção de certidões de regularidade fiscal (como a Certidão Negativa de Débitos — CND), bloqueia processos de parcelamento e pode criar entraves em operações societárias e bancárias. Em suma, o passivo gerado por não entregar uma única declaração pode se multiplicar e comprometer a saúde financeira e jurídica do negócio de forma desproporcional ao custo de simplesmente se organizar e entregar dentro do prazo.

Como preencher corretamente e evitar problemas

O preenchimento da DEFIS 2026 começa pela organização dos dados contábeis e fiscais do ano-calendário de 2025. Antes de acessar o sistema, é recomendado verificar se todos os períodos mensais do PGDAS-D estão devidamente consolidados — pois omissões ou inconsistências nesse histórico impedem a transmissão da declaração anual. O sistema do Simples Nacional importa automaticamente parte das informações de receita já lançadas mensalmente, mas dados como distribuição de lucros, informações societárias e ganhos de capital precisam ser inseridos manualmente e revisados com cuidado.​

A atenção aos dados de distribuição de lucros merece destaque especial. A DEFIS é o documento oficial que comprova, perante a Receita Federal, que os valores transferidos para a conta pessoal dos sócios têm origem em lucros da empresa — e não em salário disfarçado, o que poderia gerar cobrança retroativa de Imposto de Renda Pessoa Física. Por isso, a ausência de escrituração contábil regular pode não apenas prejudicar o preenchimento da DEFIS, como também descaracterizar a isenção sobre os lucros distribuídos, expondo os sócios a tributação adicional.​

Empresas que permaneceram inativas durante todo o ano-calendário de 2025 também estão obrigadas a entregar a DEFIS 2026. Considera-se inativa a empresa que não teve qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira ao longo do ano — inclusive sem aplicações no mercado financeiro. Nesses casos, a entrega é simplificada: basta acessar o sistema e marcar a opção de inatividade, com todos os valores zerados. A ausência de faturamento não dispensa a entrega, e o descumprimento sujeita a empresa às mesmas penalidades aplicáveis às demais.

A DEFIS 2026 é muito mais do que uma formalidade burocrática: ela é o espelho fiscal da sua empresa perante a Receita Federal e base para decisões que vão desde a distribuição de lucros até a obtenção de crédito. Com o prazo final em 31 de março de 2026 e novas penalidades automáticas já em vigor pela Resolução CGSN nº 183/2025, não há margem para descuido. Organize agora os documentos de 2025, confira os períodos do PGDAS-D, reúna os dados societários e, se necessário, busque o suporte de um contador para garantir que a entrega seja feita corretamente e dentro do prazo — porque neste caso, a prevenção é sempre muito mais barata do que o remédio.