Como fazer o registro de notas fiscais de entrada e saída no SPED Fiscal?

A Escrituração Fiscal Digital, no âmbito da EFD ICMS IPI, ocupa posição central na rotina tributária das empresas porque concentra, em ambiente digital, a formalização dos documentos fiscais, a consistência dos registros e a base informacional que sustenta a apuração dos tributos estaduais e do IPI. Por isso, o correto tratamento das notas fiscais de entrada e de saída não deve ser visto como mera etapa operacional, mas como procedimento técnico que exige domínio do leiaute, atenção à legislação aplicável e rigor na conferência dos dados transmitidos ao Fisco.

Nesse contexto, utilizar o SPED Fiscal de forma adequada significa compreender que a escrituração é mensal, realizada por estabelecimento e estruturada a partir das informações extraídas do sistema fiscal da empresa, depois submetidas à validação, assinatura digital e transmissão no programa oficial. Este tutorial foi concebido para orientar esse processo de maneira prática e detalhada, com foco específico no registro de notas fiscais de entrada, voltado à importação e validação de documentos de compra e recebimento de mercadorias, e no registro de notas fiscais de saída, relacionado ao lançamento das operações de venda e faturamento.

​A EFD ICMS IPI deve ser gerada por estabelecimento e com periodicidade mensal, abrangendo a totalidade das informações econômico fiscais e contábeis do período compreendido entre o primeiro e o último dia do mês civil.
O arquivo digital representa a escrituração fiscal do contribuinte e substitui os livros fiscais em papel para os obrigados, sempre em conformidade com a legislação da unidade federada e com o leiaute definido nos atos aplicáveis.

Na prática, o registro das notas de entrada e de saída não começa no PVA como regra operacional.

Ele começa no ERP ou no sistema fiscal da empresa, onde os cadastros são organizados, os documentos são escriturados e o arquivo TXT é gerado para posterior importação, validação, assinatura e transmissão no programa oficial.

Antes de lançar qualquer documento, confira a identificação do estabelecimento no registro 0000, o cadastro de participantes no 0150 e o cadastro de itens no 0200.

O FAQ oficial esclarece que devem ser informados os fornecedores, clientes e produtos efetivamente referenciados nos demais blocos da escrituração do período, e não um cadastro completo sem movimento.

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Registro de notas fiscais de entrada

1. Defina o período de apuração e o estabelecimento que será escriturado, porque a EFD é mensal e individual por estabelecimento.
   Se houve início ou encerramento de atividade no mês, a data inicial e a data final do registro 0000 devem refletir esse evento específico.
2. Reúna os documentos que deram origem à entrada de mercadorias e confirme se a operação pertence, de fato, ao período que será informado na escrituração.
   Quando se tratar de documento extemporâneo, o Guia Prático orienta que o código de situação do documento deve refletir essa condição, e a data de emissão ou de entrada pode ficar fora do período da EFD.
3. Revise o cadastro do fornecedor no registro 0150 antes de importar ou escriturar a nota.
   Se não existir inscrição estadual para aquele participante, o FAQ orienta deixar o campo vazio, sem usar a palavra “ISENTA” como conteúdo do campo.
4. Revise o item no registro 0200 com a codificação interna utilizada pelo declarante.
   Isso é importante porque a EFD deve ser prestada sob o enfoque do próprio contribuinte que entrega a obrigação, e não apenas como reprodução literal do documento recebido.
5. Classifique a operação de entrada sob o enfoque do declarante, definindo CFOP, CST, alíquota e o tratamento do crédito de ICMS e de IPI conforme a natureza da aquisição e a legislação aplicável.
   O documento oficial de Perguntas Frequentes afirma que a combinação entre CST, CFOP e alíquota decorre da própria operação e deve ser informada pela ótica de quem está escriturando.
6. Escriture o cabeçalho da nota no registro C100 com os dados essenciais do documento, como modelo, situação, participante, série, número e demais informações exigidas pelo leiaute.
   O material oficial também indica que há campo específico para a data de entrada ou saída da nota, e essa informação deve obedecer às validações previstas no leiaute.
7. Respeite a estrutura hierárquica do arquivo.
   Isso significa que, depois de um registro C100, devem vir os registros filhos desse mesmo documento antes do próximo C100, porque a EFD é organizada por hierarquia de pai e filho.
8. Faça o detalhamento dos itens da nota nos registros aplicáveis do documento, observando descrição do produto, quantidade, valores, base de cálculo, alíquotas e tributos compatíveis com a operação.
   Quando houver dados adicionais no documento, eles devem ser levados aos registros próprios, e o Guia Prático deixa claro que o C110 só deve ser apresentado quando realmente existir informação complementar a informar.
9. Feche a nota com o resumo analítico no registro C190, porque esse registro integra a consolidação analítica do documento dentro do bloco de mercadorias.
   A conferência entre item, documento e resumo analítico é etapa indispensável para manter coerência entre a escrituração do bloco C e a apuração posterior do ICMS e do IPI.
10. Se a entrada envolver aquisição de mercadoria de optante pelo Simples Nacional com direito a crédito de ICMS, o FAQ oficial informa que esse crédito deve ser apropriado conforme a legislação da unidade federada.
    O próprio documento cita três caminhos possíveis, que são ajuste de documento fiscal no C197, ajuste de apuração no E111 ou lançamento no C100 e registros filhos, sempre conforme a regra da sua UF.
11. Se a entrada for de material para uso e consumo sem direito a crédito, o FAQ orienta que a situação tributária continue sendo informada sob o enfoque do declarante.
    No exemplo oficial, a aquisição tributada para uso e consumo é indicada com o código 90 da tabela B.
12. Concluída a escrituração da entrada no sistema fiscal, gere o arquivo TXT da EFD e importe esse arquivo no PVA oficial da EFD ICMS IPI.
    O PVA verifica a consistência das informações prestadas, aplica as regras de validação vigentes e prepara a escrituração para assinatura digital e transmissão.
13. Trate cada erro e cada advertência com leitura técnica do documento que originou o lançamento.
    O Guia Prático é expresso ao dizer que a omissão ou a inexatidão de informações pode acarretar penalidades e exigir reapresentação integral do arquivo.

Registro de notas fiscais de saída

1. Na saída, o ponto de partida é o documento fiscal emitido pela própria empresa e a sua correta vinculação ao estabelecimento e ao período de apuração.
   Como a EFD é mensal e por estabelecimento, a primeira conferência deve ser justamente essa correspondência entre documento, CNPJ do estabelecimento e mês escriturado.
2. Revise o cadastro do cliente no 0150 e o cadastro dos produtos no 0200 antes de gerar a EFD do período.
   Esses cadastros devem refletir exatamente os documentos movimentados no mês, porque a orientação oficial é informar apenas os participantes e itens efetivamente referenciados na escrituração.
3. Confira a natureza da operação e as tabelas de apoio usadas pelo seu sistema fiscal, como o 0400, quando houver essa parametrização.
   Essa etapa é o que garante coerência entre a finalidade da nota, a tributação aplicada e o reflexo da operação nos registros do bloco C.
4. Escriture o documento de saída no registro C100 com modelo, série, número, situação do documento, participante e data de saída conforme o leiaute da EFD.
   O Guia Prático também determina correlação entre o modelo do documento fiscal e o registro correspondente, de modo que uma NFe de mercadoria deve ser informada no registro próprio previsto para esse modelo.
5. Classifique a tributação da saída sob o enfoque do declarante, inclusive nas hipóteses em que a leitura do documento isoladamente não resolva toda a classificação fiscal.
   O FAQ oficial esclarece que a combinação entre CST, CFOP e alíquota pode estar implícita na operação e, ainda assim, precisa ser prestada corretamente pelo contribuinte na EFD.
6. Leve as informações complementares aos registros próprios apenas quando existirem dados efetivos a informar.
   O Guia Prático orienta expressamente que registros sem informação não devem ser incluídos no arquivo, citando o C110 como exemplo clássico quando a nota não possui dados adicionais relevantes para esse registro.
7. Consolide os valores da nota de saída no registro C190 e faça a conferência analítica do documento antes do fechamento do período.
   Esse registro é parte essencial da escrituração de mercadorias no bloco C e precisa guardar coerência com a operação praticada e com a apuração que será demonstrada adiante no bloco E.
8. Se a saída tiver sido escriturada extemporaneamente, trate a situação de forma específica no código de situação do documento.
   O Guia Prático informa que, nos documentos fiscais de saída extemporâneos, os valores dos impostos não serão totalizados no período da EFD, e o recolhimento deve observar os acréscimos legais cabíveis.
9. Depois da geração do arquivo, importe a EFD no PVA e revise os relatórios do bloco C antes da assinatura.
   Essa revisão final é a última barreira para identificar inconsistências entre documento, item, resumo analítico e apuração antes da transmissão ao Fisco.
10. Se for necessário retificar a escrituração, observe o prazo e o leiaute aplicável ao período de apuração.
    O Guia Prático informa que a retificação deve usar o leiaute vigente no período escriturado, enquanto o PVA utilizado para transmissão deve estar atualizado na data do envio.

​Concluída a validação, a EFD deve ser assinada digitalmente no próprio PVA com certificado do tipo A1 ou A3 aceito pela ICP Brasil.

O FAQ oficial informa que o arquivo da EFD ICMS IPI comporta apenas uma assinatura digital, e a página oficial da Receita informa que o programa atualmente disponibilizado para validar a escrituração é o PVA versão 6.0.3. Depois da transmissão, guarde o arquivo TXT efetivamente transmitido e o recibo correspondente no mesmo diretório.

O Guia Prático diferencia claramente o arquivo transmitido da cópia de segurança do PVA e da simples exportação de TXT, o que evita erro de arquivamento e facilita a comprovação futura da entrega.

Em termos técnicos, usar bem o SPED Fiscal para registrar entradas e saídas significa construir uma escrituração coerente desde o cadastro, passando pelo lançamento fiscal, até a validação, assinatura e transmissão no PVA. Quando esse fluxo é seguido com método, a empresa ganha consistência documental, reduz risco de erro na obrigação acessória e melhora a qualidade da apuração de ICMS e de IPI.

​Ao longo desse procedimento, fica claro que a qualidade da escrituração no SPED Fiscal depende menos de uma etapa isolada e mais da coerência de todo o fluxo, desde o cadastro de participantes e itens até o fechamento analítico dos documentos e a conferência final no PVA. Quando notas de entrada e de saída são registradas com critério técnico, o contribuinte reduz inconsistências, melhora a rastreabilidade das operações e fortalece a confiabilidade das informações que compõem sua obrigação acessória.

Em termos práticos, dominar esse processo é fundamental para preservar conformidade fiscal, evitar retrabalho e sustentar uma apuração tributária mais segura. O uso correto da EFD ICMS IPI, com observância do leiaute oficial, das regras de validação e da estrutura dos registros aplicáveis, transforma a escrituração em instrumento efetivo de controle, governança e segurança documental para a empresa.